 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
บทเริ่มต้นของรายงานบัญชี |
ยุพา กาญจนดุล |
| |
๓๐ ก.ย. ๔๗ |
|
| |
รายงานบัญชีสำหรับใช้ภายในองค์กร
จึงขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ และความต้องการของเจ้าหน้าที่ ผู้ปฏิบัติงาน
และผู้บริหารขององค์กรเป็นสำคัญ รายงานบัญชีจึงมีได้หลากหลาย |
|
| |
- เราได้คุยกันเรื่องบัญชีมาแล้วในส่วนของหลักพื้นฐานเกี่ยวกับการลงบัญชี
คราวนี้เราจะเริ่มต้นส่วนที่ว่าด้วยเรื่องรายงานทางการบัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์ภายในองค์กร
โดยในคราวนี้เราจะมาคุย กันด้วยเรื่องหลักการจัดทำรายงานทางการบัญชีก่อน
แล้วจึงค่อยไปทำความรู้จักกับรายงานต่างๆ ต่อไป
ความถูกต้องเชื่อถือได้ของตัวเลขทางการบัญชี
- คุณสมบัติที่สำคัญประการหนึ่งของตัวเลขทางการบัญชี คือ ถูกต้อง
เชื่อถือได้ และนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ได้ อย่าเพิ่งค้านนะคะว่า
แล้วที่เกิดเรื่องมากมายเป็นข่าวไปทั่วโลก และแม้แต่ในประเทศไทยเองนี่
จะทำให้คนทั่วไปเชื่อถือตัวเลขทางการบัญชีได้อย่างไร ผู้เขียนขอค้าน
หน่อยค่ะ ว่าเหตุฉาวโฉ่ที่เกิดขึ้นนั้นอย่าไปโทษหลักการบัญชีเลย
ต้องโทษตัวนักบัญชีบางคนที่ไม่ซื่อสัตย์เท่านั้นค่ะ ก็เหมือนกับพระบางรูปนั่นแหละค่ะ
ที่ไม่ปฏิบัติดี ปฏิบัติชอบตามที่ควรจะเป็น ก็ไม่ใช่เพราะพระพุทธเจ้าท่านสอนไว้ไม่ดีหรอกค่ะ
แต่เป็นเพราะพระรูปนั้นเองต่างหาก หรืออาจจะให้กว้าง ออกไปหน่อย
ก็น่าจะรวมไปถึงเจ้าอาวาสที่ไม่ดูแลพระลูกวัดให้ดี
- เพื่อให้ตัวเลขทางการบัญชีเชื่อถือได้ การบันทึกบัญชีจำเป็นต้องทำอย่างถูกต้องตามหลักการที่กำหนดไว้
เมื่อนำตัวเลขทางการบัญชีมาจัดทำรายงาน หากทำขึ้นเพื่อประโยชน์ของบุคคลภายนอกองค์กรเป็นสำคัญ
เช่นงบการเงินประจำปี ที่เราได้พูดถึงมาแล้ว จำเป็นต้องมีความระมัดระวัง
และเคร่งครัด กับหลักการมาก เพื่อไม่ให้ผู้ใช้รายงานเกิดการเข้าใจผิดได้
แต่ถ้าหากนำมาจัดทำรายงานสำหรับใช้ภายในองค์กรเอง ความเคร่งครัดต่างๆ
ก็ลดลงได้มาก รูปแบบของรายงานก็ไม่มีการกำหนดหรือบังคับไว้ตายตัว
รายงานบัญชีสำหรับใช้ภายในองค์กร จึงขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ
และความต้องการของ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน และผู้บริหารขององค์กรเป็นสำคัญ
รายงานบัญชีจึงมีได้หลากหลาย รายงานที่เราจะนำมาคุยในที่นี้จะมุ่งเน้นเฉพาะรายงาน
พื้นฐานสำหรับการประกอบธุรกิจขนาดย่อมเป็นสำคัญ
- หากการบันทึกบัญชีทำไว้ไม่ถูกต้องเสียแล้ว ความเชื่อถือได้ของตัวเลขบัญชีก็หมดไป
ไม่สามารถเชื่อถือได้ไม่ว่าจะนำมาใช้กับบุคคลภายนอก หรือใช้ภายในองค์กรก็ตาม
การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องจึงเป็นพื้นฐานเบื้องต้นที่สำคัญและจำเป็นสำหรับรายงานบัญชีที่เชื่อถือได้และมีประโยชน์
งวดเวลา
- รายงานบัญชีมักจะจัดทำตามงวดเวลา เช่น วัน
สัปดาห์ เดือน หรือ ปี เป็นต้น เราจึงมีรายงานประจำวัน ประจำสัปดาห์
ประจำเดือน ประจำงวดสามเดือน ประจำครึ่งปี หรือประจำปี เป็นต้น
การเปรียบเทียบช่วยให้ตัวเลขทางการบัญชีมีความหมายมากขึ้น
- ตัวเลขบัญชีจะมีประโยชน์ได้มากหากมีการนำตัวเลขมาเปรียบเทียบกันมากๆ
ยิ่งมีการเปรียบเทียบหลายลักษณะ ก็จะยิ่งเห็นความหมาย จากตัวเลขบัญชีเพิ่มขึ้น
งบกำไรขาดทุนเป็นตัวอย่างหนึ่งของการนำตัวเลขมาเปรียบเทียบกัน คือเป็นการเปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่าย
เช่นหาก ทราบว่ากิจการมีรายได้ปีละ 1 ล้าน ตัวเลขนี้ก็ให้ความหมายระดับหนึ่ง
แต่หากทราบต่อไปว่ามีค่าใช้จ่ายปีละ 600,000 บาท ความหมายของตัว
เลขบัญชีก็จะชัดเจนขึ้น แล้วถ้ายิ่งทราบว่าปีที่แล้วมีรายได้ 700,000
บาท และมีค่าใช้จ่าย 450,000 บาท ความหมายของตัวเลขบัญชีก็จะยิ่ง
ชัดเจนมากขึ้นอีก การใช้ตัวเลขบัญชีจึงมักมีการเปรียบเทียบในรูปแบบต่างๆ
การเปรียบเทียบในรายงานบัญชี
- การเปรียบเทียบที่ถูกต้องจะต้องเป็นการเปรียบเทียบที่เหมาะสม
ผลของการเปรียบเทียบจึงจะมีความหมายและนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ได้
ก็อย่างที่เรามักได้ยินได้ฟังบ่อยๆ ว่าอย่าเอากล้วยไปเปรียบกับแอปเปิลเพราะมันคนละเรื่องกัน
- นักบัญชีชอบเปรียบเทียบอะไรบ้าง ที่เห็นอยู่บ่อยๆ
อย่างชัดเจนก็คือ เปรียบเทียบเรื่องเดียวกัน แต่ต่างงวดเวลา เช่น
รายได้เดือนนี้กับรายเดือนก่อน ค่าใช้จ่ายปีนี้กับค่าใช้จ่ายปีก่อน
หรือรายได้เดือนนี้ของปีนี้กับรายได้เดือนนี้ของปีก่อน (ยอดขายของธุรกิจที่เป็นฤดูกาล
เดือนที่ต่างกันก็มีผลกระทบต่อยอดขาย ทำให้การเปรียบเทียบยอดขายของเดือนที่ต่างฤดูกาล
ไม่มีความหมาย หรือมีความหมายน้อย เช่น ชุดว่ายน้ำ น้ำอัดลม ไอศกรีม
มักขายในฤดูร้อนได้มาก กว่าฤดูหนาว การเปรียบเทียบที่จะให้ความหมายมากคือการเปรียบเทียบระหว่างยอดขายของเดือนเดียวกัน
แต่ต่างปีกัน หรือการเปรียบเทียบยอดขายรายวัน ซึ่งในบางสถานการณ์ยอดขายแต่ละวันในสัปดาห์หนึ่งๆ
อาจแตกต่างกันได้ การเปรียบเทียบจึงอาจเป็นการเปรียบเทียบวันเดียวกันแต่ต่างสัปดาห์กัน
หรืออาจ จัดให้มีการเปรียบเทียบรวมเป็นรายสัปดาห์เพิ่มขึ้นด้วย)
- นอกจากการเปรียบเทียบเรื่องเดียวกันแต่ต่างเวลากัน
ก็ยังมีการเปรียบเทียบลักษณะอื่นๆ ได้อีกมาก ซึ่งผลการเปรียบเทียบอาจได้รับการเรียกขานว่า
อัตรา หรือ อัตราส่วน หรือ ร้อยละ เป็นต้น ซึ่งเราคงได้ทำความรู้จักในคราวต่อๆ
ไป
ควรหยิบยกเรื่องอะไรมาทำรายงานดี
- เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะประโยชน์ของตัวเลขทางการบัญชีจะมีหรือไม่มี
เพียงไร ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดทำรายงาน ว่าจะสามารถ หยิบยกเรื่องอะไรมารายงานให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานได้ทราบ
เพื่อจะได้ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพมากที่สุด
- ความคิดสร้างสรรค์ และความสามารถในการทำความเข้าใจหัวใจของคนทำงานและผู้บริหารได้มากที่สุด
จะช่วยทำให้ผู้จัดทำรายงานสามารถจัด ทำรายงานตอบสนองความต้องการของฝ่ายต่างๆ
ในองค์กรได้อย่างดี นอกจากนั้นยังขึ้นอยู่กับระบบบัญชีที่มีอยู่ด้วยว่า
มีการจัดเก็บและบันทึกไว้ในลักษณะ ที่จะนำรายละเอียดของข้อมูลมารวบรวมทำเป็นรายงานได้มากน้อยเพียงไร
เวลาและแรงงานที่ต้องใช้ในการจัดทำ รวมทั้งเทคโนโลยีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี
และจัดทำรายงานด้วยว่าจะสามารถตอบสนองการจัดทำรายงานได้ยากง่ายอย่างไร
ทั้งนี้เพราะรายงานที่จะให้ประโยชน์อย่างแท้จริง
ต้องสามารถจัดทำได้ง่าย เสียเวลาและค่าใช้จ่ายคุ้มกับประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้รายงานนั้น
- รายงานที่ดีควรนำเฉพาะเรื่องที่สำคัญและจำเป็นเท่านั้นมารายงาน
เรื่องที่สำคัญมากก็รายงานถี่ๆ หน่อย เรื่องสำคัญน้อยก็รายงานนานๆ
ครั้ง อะไรในทำนองนี้ เรื่องไม่สำคัญอาจตัดทิ้งไปเลยได้ในหลายๆ กรณี
จึงเป็นความจำเป็นที่ผู้จัดทำรายงาน และผู้บริหารจะร่วมกันกำหนดเนื้อหาที่ต้องการให้มีการรายงาน
รูปแบบรายงาน งวดเวลาของการจัดทำรายงาน และ เวลาของการจัดส่งรายงาน
เพื่อให้รายงานที่จัดทำขึ้นสามารถใช้ประโยชนได้อย่างแท้จริงและคุ้มค่า
|
|
|
