 คุณคงเคยได้ยินบางคนเรียกฝ่ายบัญชีของตนว่า
Book-keeper แปลง่ายๆ ตรงๆ ก็คือเป็นผู้ดูแลรักษาสมุดบัญชี
คำว่า Book ก็มาจากคำว่า Book of account ซึ่งหมายถึงสมุดบัญชีนั่นเอง
ส่วนคำว่า Accountant ในภาษาไทยใช้ว่า "สมุห์บัญชี" คำว่า
สมุห- หรือ สมุห์ ตามความหมายแปลว่า หัวหน้าในตำแหน่งหน้าที่
ก็อาจกล่าวได้ว่าหมายถึง "หัวหน้าในส่วนงานทางบัญชี"
|
|
Book-keeper ตีความหมายตามภาษาแล้ว จึงน่าจะมีหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงิน
แล้วสรุปออกมาในรูปแบบทางบัญชี เก็บรักษาไว้ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถเรียกข้อมูลมาใช้ตัดสินใจได้
ก็ต้องมีข้อมูล "ผลการดำเนินงาน"
อันได้แก่ ยอดขาย ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่าย
กำไรหรือขาดทุน ด้านหนึ่ง และข้อมูลเกี่ยวกับยอดเงินสดคงเหลือ
เงินฝากธนาคาร สินทรัพย์หรือหนี้สินทั้งหลายที่บริษัทมีอยู่ ทุนที่ได้ลงไปแล้ว
ข้อมูลส่วนนี้จะบอกสถานะในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น สิ้นเดือน
สิ้นไตรมาส และสิ้นปี ส่วนนี้เรียกว่า
"ฐานะการเงิน"
|
โดยส่วนตัวแล้ว ผมไม่ค่อยชอบคำว่า Book-keeper เท่าไรนัก แม้จะรู้สึกว่าจะเรียกว่าอะไรก็ไม่สำคัญ
เท่ากับว่าได้ทำอะไรก็ตาม แต่ผมรู้สึกว่าคำนี้ฟังดู "หยุดนิ่ง"
คือเหมือนนั่งเก็บรักษาทรัพย์สมบัติ แต่ไม่ได้มีความหมายในเชิงที่
"เคลื่อนไหว" เท่าที่ควร ส่วนคำว่า Accountant หรือสมุห์บัญชีนั้นผมคิดว่าโดยทั่วๆ
ไป ไม่ได้ทำให้รู้สึกเช่นเดียวกับคำว่า Book-keeper
|
หากผมเป็นเจ้าของกิจการ ผมคิดว่าจะไม่ใช้คำว่า Book-keeper เพราะผมมองว่านักบัญชีทำอะไรได้มากกว่าที่คำๆ
นี้สื่อความหมาย แม้ว่าในจุดเริ่มต้นของการทำงานจะเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล
และ Keep เจ้า Book of account เอาไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
จนทำให้ภาพของนักบัญชีเป็นคนจุกจิก คอยติดตามเรื่องเอกสารประกอบรายการบัญชีก็ตาม
แต่หน้าที่สำคัญที่ผมมองว่าเป็นหัวใจ น่าจะอยู่ที่การแปลงสิ่งที่ผมเรียกว่า
"ภาษาบัญชี" ให้ส่ง "ข่าวสาร" บางประการแก่ฝ่ายบริหารได้ด้วย
|
ผมว่าน่าสนุกนะครับถ้านักบัญชีสามารถจัดการกับข้อมูลอย่างที่ผมว่าได้
นักบัญชีคงต้องแยกความคิดออกเป็นสองภาค ภาคที่หนึ่งคือช่วงปิดบัญชี
ก็ต้องสวมวิญญาณนักบัญชีเต็มที่ ใครจะว่าอย่างไรก็ต้องลงในรายละเอียดให้ครบถ้วน
เมื่อเสร็จแล้วต้องกดปุ่มความคิดไปเป็นภาคที่สอง คือมองข้อมูลในฐานะที่ตนเป็นผู้อ่านตัวเลขนั้น
แล้วใช้เทคนิคการวิเคราะห์เปรียบเทียบ (Analytical review) อันได้แก่การมองแนวโน้มของตัวเลข
การวิเคราะห์หรืออธิบายตัวเลขที่ผิดปกติว่าทำไมตัวเลขจึงเป็นเช่นนั้น
ตัวเลขเหล่านี้กำลังบอกอะไรแก่เราบ้าง คือให้เราเห็นตัวเลขแล้วรู้สึกได้เลยว่ามีอะไรที่น่าสังเกตหรือไม่
บางครั้งเรารู้สึกแปลกๆ กับตัวเลขบางตัว ซึ่งทำให้เราต้องย้อนกลับไปดูในรายละเอียดเพิ่มเติมแล้วก็พบว่า
มีการประมวลตัวเลขผิดก็มี
|
ผมเคยนึกนะครับว่าฝ่ายบัญชีนี่เป็นพนักงานบริษัทที่ได้เปรียบฝ่ายอื่นๆ
เพราะเป็นผู้มองเห็นและเข้าถึงข้อมูลสำคัญว่าบริษัทมีสถานะอย่างไรแล้ว
คือรู้ก่อนคนอื่นว่าบริษัทมีแนวโน้มที่ดีหรือกำลังลำบาก และจะเป็นการดีหากคุณสามารถใช้ความรู้สึกนี้
ถ่ายทอดข้อมูลผ่านไปให้ถึงฝ่ายบริหารทราบด้วย (แต่ไม่ใช่ผ่านไปยังเพื่อนๆ
ในบริษัทคนอื่นๆ ประเภทเม้าท์กันระเบิด เพราะคุณอยู่ในหน้าที่ที่ต้องรู้จักความเหมาะความควร
ว่าอะไรเป็นข้อมูลที่สำคัญไม่ควรเปิดเผยทั่วไปด้วยครับ)
|
ผมคิดว่าคำตอบของการบริหารงานข้อมูล อยู่ที่การประสานระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายบัญชี
ให้เกิดความรู้สึกและเป้าหมายตรงกันเช่นนี้ขึ้นให้ได้ ในโลกที่เป็นจริง
นักบัญชีซึ่งมักจะมีภาระหน้าที่งานในภาคแรกค่อนข้างมาก ก็จะขาดโอกาสหรือเวลาในการทำงานในภาคที่สอง
จึงใช้เวลาไปกับงานเอกสารและการบันทึกบัญชีเสียหมด ก็เลยไม่มีโอกาสได้ทำส่วนที่เป็นเสมือนหัวใจสำคัญให้สมบูรณ์
ทำให้ฝ่ายบริหารไม่มีข้อมูลดังกล่าวมาใช้ช่วยตัดสินใจ
|
ทางแก้ไขนั้นต้องใช้ความเข้าใจของทั้งสองฝ่าย ฝ่ายบริหารควรให้ความสำคัญกับเครื่องไม้เครื่องมือ
ที่จะช่วยให้การทำงานภาคแรกนั้นลุล่วงได้เร็วขึ้น ทั้งในแง่ของส่วนงานอื่นๆ
ที่ควรจะมีส่วนร่วมรับผิดชอบในการจัดเตรียมข้อมูล ที่มาจากฝ่ายของตนให้สมบูรณ์ตามควร
หรืออาจเป็นส่วนของโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้จัดทำบัญชี หรือแม้กระทั่งการมีพนักงานผู้ช่วยฝ่ายบัญชี
ที่พอเหมาะกับความมากน้อยของงาน ผมเคยเห็นบางแห่งให้พนักงานบัญชีหนึ่งคนทำทั้งหมดทุกอย่าง
นั่งวุ่นอยู่คนเดียวทั้งวัน แล้วจะหวังให้เขาสามารถทำงานภาคที่สองแก่เราได้อย่างไร
|
ฝ่ายนักบัญชีเองก็ต้องเปิดความคิด และจิตใจให้กว้าง
เรียนรู้ ฝึกฝน หาทักษะใหม่ๆ ที่ช่วยให้เรากำจัดความไม่รู้ต่างๆ
ออกไปให้มากที่สุด แบ่งเวลา แบ่งงาน บริหารการจัดการข้อมูลนั้นๆ
ให้ได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องติดตามให้ทันกับเทคโนโลยี ซึ่งผมคิดว่าจะช่วยลดทอนเวลาการทำงานในภาคแรกลงได้มาก
แล้วมาให้ความสำคัญกับงานภาคที่สองให้มากขึ้น การหมั่นสื่อสารกับฝ่ายอื่นๆ
เพื่อให้เราเข้าใจข้อมูลทั่วไปที่เกี่ยวเนื่องกับการประมวลตัวเลขทางบัญชี
รวมทั้งเพื่อนร่วมอาชีพที่อยู่ในบริษัทอื่น จะช่วยให้เราได้แลกเปลี่ยนและ
Update วิธีปฏิบัติทางบัญชีในเรื่องต่างๆ ได้ดีที่สุด
|
ผมคิดว่าเป้าหมายกว้างๆ ที่ต้องพยายามทำให้ได้ในองค์กรก็คือ "ต้องปิดบัญชีให้ได้เป็นรายเดือน"
ในช่วงแรกๆ อาจจะยังไม่ได้เร็วทันใจ เพราะผมเชื่อว่าจะต้องติดปัญหาและอุปสรรคทางเทคนิคหลายอย่าง
ซึ่งจะยังไม่พูดถึงในรายละเอียดในตอนนี้ แต่ต้องตั้งเป้าว่าจะทำได้ทันกาลมากขึ้น
และรวดเร็วขึ้นเป็นลำดับ นั่นคือเป้าหมายง่ายๆ ที่คุณเชื่อหรือไม่ว่าทำยากพอสมควร
|
บริษัทจดทะเบียนในสหรัฐอเมริกานั้น เขาถึงขั้นแข่งกันว่าใครปิดบัญชีได้เร็ว
จะถือว่าเป็นการแสดงให้เห็นถึงความเป็นเลิศในระบบจัดการ และระบบงานเลยทีเดียว
อย่างของเราพอพ้นสิ้นปีตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ ต้องนำส่งงบการเงินภาย
๔๕ วัน แต่บริษัทอเมริกันเหล่านี้ สามารถส่งงบการเงินให้กับตลาดหลักทรัพย์เมืองเขาได้ภายใน
๕-๖ วันหลังจากวันที่สิ้นงวดบัญชีทีเดียว เขาต้องการให้บริษัทของตนได้ชื่อว่านำส่งงบการเงินเป็นบริษัทแรก
และนำส่งได้อย่างรวดเร็วก่อนครบกำหนดเสียด้วยครับ
|
