 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
Periodic vs Perpetual
|
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา |
| |
๒๕ เม.ย. ๔๘ |
|
| |
กิจการที่สินค้าแต่ละชิ้นมีมูลค่าค่อนข้างสูง
และรายการที่เกิดขึ้นมีไม่มากนัก ควรใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าแบบบันทึกทันที
เพราะทำให้สามารถติดตามยอดคงเหลือ และความเคลื่อนไหวของสินค้าได้ตลอดเวลา |
|
| |
- สำหรับกิจการที่ขายสินค้า และต้องจัดเก็บสินค้าคงเหลือนั้น
ตามปกติมีวิธีปฏิบัติทางบัญชีเพื่อบันทึกรายการเกี่ยวกับสินค้าคงเหลืออยู่
๒ วิธี ได้แก่ Periodic Inventory System และ Perpetual Inventory
System ชื่อเรียกในภาษาไทยอาจเรียกว่า การบันทึกบัญชีแบบตรวจนับสินค้าสิ้นงวด
และแบบบันทึกบัญชีสินค้าทันที ตามลำดับ
- กิจการที่สินค้าแต่ละชิ้นมีมูลค่าค่อนข้างสูง
และรายการที่เกิดขึ้นมีไม่มากนัก ควรใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าแบบบันทึกทันที
เพราะทำให้สามารถติดตามยอดคงเหลือ และความเคลื่อนไหวของสินค้าได้ตลอดเวลา
หากแต่กิจการควรตรวจนับสินค้าเป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของยอดสินค้าที่มีอยู่จริงกับยอดตามบัญชีสินค้า
- กิจการที่มีสินค้าเป็นหน่วยย่อย มูลค่าต่อหน่วยไม่สูงมากนัก
และมีรายการเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ในทางปฏิบัติ การใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบบันทึกบัญชีสินค้าทันที
จะทำได้ยากลำบาก หรือแม้ว่าจะพยายามทำก็อาจพบว่ายิ่งเพิ่มความสับสนวุ่นวายมากยิ่งขึ้น
เนื่องจากไม่สามารถพิสูจน์ยอดได้ว่า ผลแตกต่างที่เกิดขึ้นระหว่างยอดตามที่บันทึกบัญชีสินค้าทันที
กับยอดที่มีอยู่จริงจากการตรวจนับ นั้นแตกต่างกันด้วยสาเหตุใด และจะปรับปรุงรายการอย่างไร
กิจการจึงมักใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic กล่าวคือ
ใช้วิธีการตรวจนับสินค้าคงเหลือตอนสิ้นงวดเมื่อต้องการจัดทำบัญชีกำไรขาดทุน
แล้วนำยอดสินค้าที่มีอยู่จริงตามที่ตรวจนับได้มากระทบยอดกับบัญชีซื้อในระหว่างปี
และสินค้าคงเหลือต้นงวดยกมา เพื่อคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย
- ในปัจจุบัน กิจการที่เลือกการบันทึกบัญชีสินค้าแบบตรวจนับสินค้าสิ้นงวดนั้น
อาจหาเครื่องมือหรือ เทคโนโลยีมาช่วยในการบันทึกรายการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
การใช้เครื่องอ่านแถบรหัส (หรือ Bar Code) เช่น ห้างสรรพสินค้า ทำให้การบันทึกบัญชีสินค้าเข้าออกนั้นทำได้กับสินค้าหน่วยย่อยราวกับใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบทันที
จนแทบไม่กล้าคิดว่า หากกิจการไม่ใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ว่าแล้ว
จะบันทึกบัญชีสินค้ากันได้อย่างไร
- นอกจากนี้ ในกฎหมายภาษีอากร ส่วนของการจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
สำหรับผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ยังบังคับให้บันทึกรายการให้เป็นปัจจุบัน
(Up to date) ภายใน ๓ วันทำการ จึงทำให้ระบบการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ
Periodic ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดดังกล่าวจึงอาจต้องบันทึกโดยใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ
Perpetual ควบคู่กันไปด้วย
- คู่บัญชีในการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual นั้น แบ่งออกเป็น
๒ ส่วน ดังนี้
(๑) การบันทึกรายการซื้อสินค้า จะบันทึกบัญชี สินค้าคงเหลือ
และบันทึก เจ้าหนี้การค้าไว้คู่กัน
(๒) การบันทึกรายการขายสินค้า จะบันทึกบัญชีไว้ ๒ ขั้นตอน คือ
| |
(๒.๑) บันทึกบัญชีลูกหนี้การค้า
คู่กับ รายได้จากการขาย และ |
| |
(๒.๒) บันทึก ต้นทุนสินค้าที่ขาย
คู่กับ ล้างสินค้าคงเหลือ ออก |
- ในขณะที่การบันทึกบัญชีแบบ Periodic นั้น
จะบันทึกบัญชีตอนซื้อสินค้าผ่านบัญชี ซื้อ (แทนที่จะเป็นบัญชีสินค้าคงเหลือ
หากใช้วิธี Perpetual) การบันทึกต้นทุนขายนั้นจะใช้วิธีกระทบยอดเมื่อปิดบัญชีในแต่ละงวดโดยใช้รูปแบบการกระทบรายการตามตัวอย่างข้างล่างนี้
- การบันทึกรายการหนี้สงสัยจะสูญจะเกิดคู่บัญชี คือ หนี้สงสัยจะสูญ
(ค่าใช้จ่าย) และค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (บัญชีปรับมูลค่าลูกหนี้การค้า)
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเรียกว่า Allowance for doubtful debt
ตัวอย่าง
สินค้าคงเหลือต้นงวด
|
|
100,000 บาท
|
200 ชิ้น @ 500 บาท |
| บวก ซื้อระหว่างงวด |
|
500,000 บาท
|
1,000 ชิ้น @ 500 บาท |
สินค้าที่มีเพื่อขาย
|
|
600,000 บาท
|
1,200 ชิ้น @ 500 บาท |
หัก สินค้าคงเหลือปลายงวด
|
|
(200,000) บาท
|
(400 ชิ้น) @ 500 บาท |
| ต้นทุนขาย |
|
400,000 บาท |
800 ชิ้น @ 500 บาท |
คำอธิบายประกอบงบต้นทุนสินค้าที่ขาย
(โดยมีสมมติฐานว่าราคาสินค้าต่อหน่วยเท่ากันทุกครั้งที่ซื้อ)
| 1. |
กิจการมีสินค้ายกมาในคลัง 200 ชิ้น ราคาชิ้นละ
500 บาท จำนวนเงิน 100,000 บาท |
| 2. |
ในระหว่างงวดกิจการซื้อสินค้ามาเพิ่ม 1,000 ชิ้น ในราคาเดิม
กิจการไม่ได้บันทึกรายการทุกครั้งที่ขาย เนื่องจากใช้วิธีการบันทึกแบบ
Periodic ตามตัวอย่างจะมีสินค้าที่มีพร้อมเพื่อขายจำนวน 1,200
ชิ้น ราคาชิ้นละ 500 บาท จำนวนเงิน 600,000 บาท |
| 3. |
ตอนสิ้นงวดกิจการใช้วิธีตรวจนับสินค้าเพื่อหายอดคงเหลือของสินค้า
และตีราคาสินค้าคงเหลือ พบว่ามีสินค้าคงเหลืออยู่ 400 ชิ้น
ราคาชิ้นละ 500 บาท จำนวนเงิน 200,000 บาท |
| 4. |
เมื่อนำสินค้าที่มีเพื่อขาย 1,200 ชิ้น หักออกจากสินค้าปลายงวด
จะพบว่ากิจการขายสินค้าไปในระหว่างงวดทั้งหมด 800 ชิ้น ราคาชิ้นละ
500 บาท จำนวนเงิน 400,000 บาท เท่ากับว่าต้นทุนสินค้าที่ขายไปเท่ากับ
400,000 บาท (อาจขายในราคาบวกกำไร เช่น ขายชิ้นละ 600 บาท
ก็เป็นเรื่องของการบันทึกรายได้จากการขาย) |
- จากตัวอย่างน่าจะทำให้เห็นภาพชัดเจนว่าวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ
Periodic มีวิธีการคิดอย่างไร และช่วยให้ประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชีกว่าวิธี
Perpetual ได้อย่างไร หากว่าจำนวนสินค้าในตัวอย่างเปลี่ยนจำนวนเป็นหลัก
แสน หรือ หลัก ล้าน
- ยังไม่ต้องคิดถึงว่าในความเป็นจริง แต่ละครั้งที่สั่งซื้อสินค้าเข้ามาราคาจะไม่คงที่เท่ากันทุก
Lot ราคาอาจไม่ใช่ 500 บาท ในการสั่งซื้อครั้งต่อไป ซึ่งจะทำให้ยากต่อการบันทึกรายการมากยิ่งขึ้น
- ด้วยปัจจัย และเงื่อนไขต่างๆตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ไม่ว่าจะโดยหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
และลักษณะสินค้าของแต่ละกิจการ ทำให้ในปัจจุบันการบันทึกบัญชีทั้ง
๒ วิธีข้างต้น จำเป็นต้องนำมาประยุกต์ใช้ในแทบทุกกิจการ โดยต้องใช้ควบคู่กันไปพร้อมๆกัน
มากกว่าที่จะเป็นทางเลือกว่ากิจการจะเลือกใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งเหมือนในอดีต
อย่างไรก็ตาม การบันทึกบัญชีทั้งสองระบบดังกล่าว ถือเป็นเครื่องมือช่วยในการควบคุมสินค้าที่สำคัญตัวหนึ่ง
และคงต้องประยุกต์ใช้ควบคู่กับเทคโนโลยี เช่น เครื่องอ่านบาร์โค้ด
และโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ซึ่งกิจการจะต้องพิจารณาลงทุน และเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับลักษณะของกิจการ
|
|
|
