 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
เงินสดย่อย |
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา |
| |
๒๓ ก.ค. ๔๗ |
|
| |
ไม่ว่าจะเป็นกิจการเล็กหรือใหญ่คงหนีไม่พ้นที่จะมีค่าใช้จ่ายเล็กๆ
น้อยๆ ที่ต้องจ่ายจากเงินสด ระบบควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสด จะช่วยให้เราสามารถจัดการกับเงินสดได้โดยไม่ทำให้เกิดจุดอ่อนที่อาจก่อให้เกิดการรั่วไหลได |
|
| |
- ระบบเงินสดย่อยที่เรียกว่า
"Imprest System"หรือ "Imprest Fund" เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง
มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ
- ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป
วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง
วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า "Float" หรือ "Petty
Cash Float"
- ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี
เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
- ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร
และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
- ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด
(แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
- ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
- ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ
และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
- เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์
และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
- อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ
แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด
เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท
วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ
วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่
ก็สามารถทำได้ เป็นต้น
ขอยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพ และเข้าใจวิธีการดังต่อไปนี้
ตัวอย่าง
- กิจการมีค่าใช้จ่ายหมุนเวียนประมาณ 1 หมื่นกว่าบาท แต่ไม่ถึง 2
หมื่นบาท ต่อสัปดาห์ เราอาจกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ 20,000 บาท ให้แคชเชียร์เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
ฝ่ายการเงินจะทำเช็คสั่งจ่าย "เงินสด" ให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อยเก็บไว้
สมมติว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในสัปดาห์นั้นมีดังนี้
| วัน |
รายการ |
จำนวนเงิน
ค่าใช้จ่าย (1) |
ค่าใช้จ่าย
สะสม (2) |
เงินสด
คงเหลือ (3) |
รวม (2)+(3) |
| เริ่มเช้าวันจันทร์ |
เบิกเช็คเงินสด |
- |
- |
20,000 |
|
| วันจันทร์ |
ค่าไปรษณีย์ |
500 |
500 |
19,500 |
20,000 |
| วันอังคาร |
ค่าพาหนะ |
1,200 |
1,700 |
18,300 |
20,000 |
| วันพุธ |
ค่าจ้างคนงาน |
8,000 |
9,700 |
10,300 |
20,000 |
| วันพฤหัส |
ค่าเครื่องเขียน |
3,400 |
13,100 |
6,900 |
20,000 |
| วันศุกร์ |
ค่าซ่อมแซม |
3,900 |
17,000 |
3,000 |
20,000 |
| |
|
17,000 |
|
|
|
คำอธิบายประกอบตัวอย่าง (ตาราง)
- เช้าวันจันทร์ ฝ่ายการเงินจ่ายเช็คเงินสดและขึ้นเงินให้แก่ผู้รักษาเงินสดเก็บไว้
20,000 บาท ในวันเดียวกัน ฝ่ายธุรการเบิกค่าไปรษณีย์ 500 บาท
ระหว่างวัน เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยตรวจนับเงินสดจะมีเงินสดคงเหลือ
19,500 บาท เมื่อนำมาบวกกับยอดค่าใช้จ่าย 500 บาท จะได้ 20,000
บาท (เท่ากับวงเงินที่กำหนด)
- วันอังคารฝ่ายขายเบิกค่าพาหนะ 1,200 บาท ระหว่างวันเมื่อตรวจนับเงินสดจะมีเงินสดคงเหลือ
18,300 บาท เมื่อนำมาบวกกับค่าใช้จ่ายที่ผ่านมารวม 1,700 บาท
(500 บาท + 1,200 บาท) จะได้ 20,000 บาท (เท่ากับวงเงินที่กำหนด)
เป็นเช่นนี้เรื่อยไประหว่างสัปดาห์
- จะสังเกตเห็นว่าหลักการของระบบเงินสดย่อยนี้ ตลอดเวลาเมื่อเราตรวจนับ
เงินสด บวกกับ บิลค่าใช้จ่ายที่มีอยู่ทั้งหมด จะได้ยอดเท่ากับวงเงินที่กำหนดเสมอ
หากผู้รักษาเงินสดไม่ทวงเอกสารจากผู้เบิกเงิน ก็จะทำให้ยอดทั้งหมดนี้ไม่เท่ากับวงเงิน
เป็นการบังคับไปในตัวให้ระบบทำงานควบคุมกันเอง
- ตามตัวอย่าง ณ สิ้นวันศุกร์มีค่าใช้จ่ายรวมทั้งสัปดาห์ เท่ากับ
17,000 บาท หากตรวจนับเงินสด ณ สิ้นสัปดาห์ ควรจะได้ยอดเงินสดคงเหลือ
3,000 บาท
- ผู้รักษาเงินสดนำเอกสารค่าใช้จ่ายทั้งหมดส่งมอบให้ฝ่ายบัญชีเพื่อ
(1) บันทึกบัญชี และ (2) เพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งในวันจันทร์ของสัปดาห์ต่อไปฝ่ายการเงินต้องทำเช็คเพื่อจ่ายชดเชยวงเงินสดย่อยเท่ากับ
17,000 บาท (เท่ากับค่าใช้จ่ายรวมของสัปดาห์ที่ผ่านมา)
- ขอให้สังเกตว่าจำนวนเงินที่เบิกชดเชยจะไม่ใช่ยอดเงินกลมๆ เช่น
เบิกชดเชย 20,000 บาท เหมือนอย่างที่เราคุ้นเคย แต่จะเบิกจากจำนวนเงินตามค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปในสัปดาห์ก่อน
คำถาม หากเงินสดย่อยพร่องลงไปจนเกือบหมดก่อนสิ้นสัปดาห์จะทำอย่างไร
คำตอบ ให้เบิกชดเชยก่อนที่วงเงินจะหมดไป ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องวางแผนการเบิกชดเชยไว้ให้ดี
ไม่ให้เงินสดย่อยขาดมือ จะทำให้การจ่ายจากเงินสดย่อยติดขัดได้
คำถาม หากตรวจนับเงินสด บวกกับ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมดแล้วไม่ได้เท่ากับ
วงเงิน 20,000 บาท แล้ว จะทำอย่างไร
คำตอบ โดยระบบเงินสดย่อย ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องหมั่นตรวจสอบยอดคงเหลือและเอกสารประกอบการจ่ายเป็นประจำ
ดังนั้นไม่ควรจะมีผลแตกต่างเกิดขึ้น แต่หากเกิดผลแตกต่างขึ้นมาแล้ว
โดยระบบนี้มักจะตรวจสอบหาสาเหตุได้ แต่ในบางกรณีหากไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องรับผิดชอบ ดังนั้น ระบบนี้จึงบังคับให้ผู้รักษาเงินสดย่อยมีวินัยและบังคับผู้เบิกเงินให้ส่งมอบเอกสารก่อนการจ่ายเงิน
นอกจากนี้ด้วยระบบเงินสดย่อยเราจะสามารถกำหนดจำนวนเงินที่ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรับผิดชอบได้ค่อนข้างแน่นอน
และชัดเจน
คำถาม จากตัวอย่างข้างต้น หากไม่ได้ใช้ระบบเงินสดย่อยจะเกิดอะไรขึ้น
คำตอบ วิธีรักษาเงินสดแบบที่เราคุ้นเคยกัน
เช่น เบิกเงินออกมาครั้งละ 20,000 บาท เมื่อเงินสดพร่องลงก็เบิกเพิ่มเติมอีก
20,000 บาทนั้น จะทำให้เราไม่สามารถทราบได้เลยว่าค่าใช้จ่ายที่อาจตกหล่นหรือไม่ได้รวบรวมเอกสารประกอบไว้มีอยู่หรือไม่
แต่ด้วยระบบเงินสดย่อยเราสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา
เชื่อหรือไม่ว่าปัญหายอดเงินสดตามบัญชีไม่ตรงกับเงินสดที่คงเหลืออยู่จริงนั้นเป็นปัญหาที่พบบ่อยมากในกิจการส่วนใหญ่
และในหลายๆกรณี ไม่สามารถหาสาเหตุว่าเกิดจากการบันทึกรายการไม่ถูกต้องหรือเกิดจากการรั่วไหล
หลังจากได้อ่านบทความนี้แล้ว ทดลองไปตรวจนับเงินสดของกิจการดูเถิดครับว่าได้ผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง
|
|
|
