 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร |
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา |
| |
๒๕ ก.พ. ๔๘ |
|
| |
"การจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั้น
เพื่อให้ทราบถึงสาเหตุความแตกต่างระหว่างยอดคงเหลือของยอดตามบัญชีธนาคารและยอดตามสมุดบัญชีที่เราบันทึก
กิจการควรจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นประจำอย่างสม่ำเสมออย่างน้อยทุกสิ้นเดือน" |
|
| |
- คงจะกล่าวได้อย่างเต็มปากว่า บัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคารเป็นรายการบัญชีที่มีความสำคัญที่สุด
เพราะเป็นที่รวมของกิจกรรมทางธุรกิจของกิจการ การซื้อขายสินค้า การให้บริการ
การจ่ายเงินเดือน จ่ายภาษีอากร จ่ายค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ รายการเหล่านี้ล้วนแล้วแต่กระทบรายการเงินสดและเงินฝากธนาคารทั้งสิ้น
เครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการควบคุมเงินสดได้แก่ ระบบเงินสดย่อย และเครื่องมือสำคัญที่ใช้สำหรับควบคุมรายการเงินฝากธนาคารที่จะกล่าวต่อไปนื้คือ
งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation)
- โดยทฤษฎีแล้ว รายการธุรกิจที่เกิดขึ้นทั้งรับเงิน และจ่ายเงิน
ที่เราบันทึกบัญชีนั้นควรจะมียอดคงเหลือ ณ เวลาใดเวลาหนึ่งตรงกัน
แต่ในทางปฏิบัติ มักจะเกิดข้อแตกต่างระหว่าง ยอดตามบัญชีธนาคาร
และ ยอดตามสมุดบัญชีที่บันทึก อยู่เสมอ
- การจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั้น เพื่อให้ทราบถึงสาเหตุความแตกต่างระหว่างยอดคงเหลือของยอดตามบัญชีธนาคารและยอดตามสมุดบัญชีที่เราบันทึก
กิจการควรจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นประจำอย่างสม่ำเสมออย่างน้อยทุกสิ้นเดือนภายหลังจากได้รับ
Bank Statement จากธนาคารในช่วงต้นเดือนใหม่ พร้อมๆกับการปิดบัญชีสำหรับเดือนนั้น
- การจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั้น อาจเริ่มต้นจากยอดคงเหลือเงินฝากตามข้อมูลจากธนาคารเป็นตัวตั้ง
เปรียบเทียบกับ ยอดคงเหลือเงินฝากตามข้อมูลที่บันทึกบัญชี แล้วกระทบยอดเข้าหากันด้วยข้อแตกต่างด้านเวลาระหว่างเช็คค้างจ่าย
(Outstanding Cheque) และรายการเงินฝากระหว่างทาง (Deposit in transit)
รวมทั้งรายการ ดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียมธนาคาร เงินที่ธนาคารตัดจากบัญชี
เป็นต้น งบกระทบยอดที่จัดเตรียมอาจเรียกอีกอย่างว่า Reconciliation
Statement
- รายการเช็คค้างจ่ายนั้นเกิดขึ้นเนื่องจาก เช็คที่บริษัทจ่ายออกไปแล้วแต่ผู้รับเงินยังไม่นำฝากเข้าบัญชีกับธนาคาร
หรือ นำไปฝากแล้ว แต่เช็คดังกล่าวยังอยู่ระหว่างหักบัญชี (Clearing)
ที่สำนักหักบัญชีระหว่างธนาคาร (Clearing House) ทำให้ยอดจ่ายดังกล่าวซึ่งเราบันทึกบัญชีจ่ายไปเรียบร้อยแล้ว
เปรียบเทียบกับยอดตามข้อมูลของธนาคารยังไม่มีการหักเงินออกจากบัญชี
- รายการเงินฝากระหว่างทางนั้นเป็นรายการตรงกันข้ามกับรายการเช็คค้างจ่าย
กล่าวคือ เราอาจได้รับชำระเงินค่าสินค้า หรือค่าบริการ มาแล้ว และนำฝากธนาคารไปแล้ว
แต่ธนาคารยังไม่บันทึกเงินรับเข้าบัญชีธนาคารให้เรา เนื่องจากระยะเวลาการหักบัญชีระหว่างธนาคารนั่นเอง
- รายการข้อแตกต่างอื่นๆ อาจเกิดขึ้นจาก (1) ดอกเบี้ยรับที่ธนาคารคำนวณให้ในแต่ละช่วง
ซึ่งกิจการอาจจะยังไม่ได้บันทึกรายการ (2) ค่าธรรมเนียมที่ธนาคารตัดบัญชีแล้วแต่บริษัทยังไม่ได้บันทึกรายการ
และ (3) รายการข้อผิดพลาดที่ บริษัท หรือ ธนาคาร บันทึกไว้ผิดพลาด
เป็นต้น
- การจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนี้ จะทำให้เราทราบสาเหตุข้อแตกต่างของยอดตามข้อมูลจากธนาคาร
และยอดตามสมุดบัญชี ซึ่งทำให้เราทราบว่าเกิดสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่
ข้อแตกต่างดังกล่าวอาจเกิดขึ้นเนื่องจากผลแตกต่างด้านเวลาข้างต้น
หรือ บอกเราว่ามีการบันทึกรายการผิดพลาด หากเป็นข้อผิดพลาดด้านการบันทึกบัญชีก็จะทำให้เราสามารถปรับปรุงรายการได้อย่างทันท่วงที
และที่สำคัญหากธนาคารมีรายการผิดปกติบันทึกเข้ามาในบัญชีธนาคารของเรา
ก็จะทำให้สามารถทักท้วง และสอบถามธนาคารได้โดยพลัน เท่ากับว่างบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้เกิดการควบคุมภายในที่ดีสำหรับรายการเงินฝากธนาคาร
- ตัวอย่างต่อไปนี้อาจช่วยทำให้มองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้น จะอธิบายย้อนจากตัวงบกระทบยอดเงินฝากที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้วกลับไปหาข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น
| บริษัท ตัวอย่าง
จำกัด |
| งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร |
| ณ วันที่ 28 กุมภาพันธ์
2548 |
ยอดเงินฝากธนาคารตามข้อมูลจากธนาคาร ณ วันที่
28 กุมภาพันธ์ 2548
|
200,000.00 |
| บวก เงินฝากระหว่างทาง |
|
|
| ยอดเงินฝากวันที่ 31 มกราคม 2548 สองรายการ |
|
|
| เช็ครับจากลูกค้า ก.
เลขที่เช็ค 3234456 |
40,000.00 |
|
| เช็ครับจากลูกค้า ข.
เลขที่เช็ค 5556677 |
20,000.00 |
60,000.00 |
| หัก เช็คค้างจ่าย |
|
|
| ยอดเช็คซึ่งจ่ายในวันที่ 30 มกราคม 2548
สองรายการ |
|
|
| เช็คจ่ายค่าวัตถุดิบแก่ผู้ขาย
ค. เลขที่เช็ค 1234567 |
30,000.00 |
|
| เช็คจ่ายค่าโทรศัพท์
เลขที่เช็ค 1234568 |
5,000.00 |
35,000.00 |
| บวก ค่าธรรมเนียมธนาคาร |
|
1,000.00 |
| ยอดตามสมุดบัญชีบริษัท ณ วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2548 |
|
226,000.00 |
- จากงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนี้ อธิบายได้ว่า จุดเริ่มต้น เราจะนำยอดเงินฝากธนาคาร
ณ วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2548 จากสองแหล่งมาเปรียบเทียบกัน คือหนึ่งข้อมูลจากธนาคาร
และสองข้อมูลจากสมุดบัญชีบริษัทที่บันทึกรายการจนถึงวันที่ข้างต้น
เราจะพบว่าข้อมูลที่ได้รับจากธนาคารจะมียอดคงเหลือเท่ากับ 200,000
บาท แต่ยอดตามสมุดบัญชีเท่ากับ 226,000 บาท ซึ่งไม่เท่ากัน
- จากนั้นเราต้องไล่รายการตามสมุดบัญชี กับ ตามข้อมูลจากธนาคาร ทุกรายการจนตัดรายการที่สอดคล้องกันออกไปทั้งหมด
จะเหลือรายการรับในสมุดบัญชีสองรายการที่ธนาคารยังไม่ได้บันทึกรับให้เราคือ
เช็ครับสองใบที่มียอดเงิน 40,000 บาท และ 20,000 บาทตามลำดับ รายการทั้งสองนี้หากจะกระทบไปหายอดตามสมุดบัญชี
ต้องบวกเข้าไปในยอดธนาคารเพราะธนาคารยังไม่ได้บันทึกสองรายการนี้
- นอกจากนี้ จะพบว่ายังมีรายการที่ในสมุดบัญชีบันทึกจ่ายไปเรียบร้อยแล้วสองรายการ
แต่ธนาคารยังไม่บันทึกการขึ้นเงินตามเช็คทั้งสองรายการ การกระทบยอดจากธนาคารไปหายอดตามบัญชีต้องหักสองรายการนี้ออกจากยอดตามข้อมูลธนาคาร
เพราะธนาคารยังไม่ได้บันทึกจ่ายสองรายการนี้ให้เรา
- ส่วนรายการค่าธรรมเนียมธนาคารนั้น ธนาคารตัดยอดออกจากบัญชีไปแล้ว
แต่บริษัทยังไม่ได้บันทึก การกระทบยอดเข้าหากันจึงทำได้ด้วยการบวกยอดที่ธนาคารหักออกไปแล้วกลับเข้ามาเพื่อให้ยอดที่กระทบตรงกับยอดตามสมุดบัญชีเสมือนหนึ่งว่าธนาคารยังไม่ได้บันทึกยอดนี้
- ขั้นต่อไปที่ต้องติดตามก็คือ รายการเช็คระหว่างทางและเช็คค้างจ่ายทั้งหมดนี้
จนถึงปัจจุบันธนาคารมีการบันทึกยอดให้แล้วหรือยัง หากรายการใดที่คงค้างนานเกินกว่าหนึ่งเดือนแล้ว
ก็ควรจะติดตามหาสาเหตุให้ถึงที่สุดว่าเกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุใด
- ลองถามตัวคุณเองว่าได้เคยจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารบ้างหรือไม่
หากคำตอบคือ ไม่เคยทำ หรือ เคยทำครั้งล่าสุดเมื่อหกเดือนที่แล้ว
ก็อยากฝากให้รีบกลับไปเร่งรัดให้มีการจัดทำอย่างเร่งด่วนเพื่อประโยชน์ในการควบคุมรายการเงินฝากธนาคาร
-
-
-
-
|
|
|
