 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
ลูกหนี้การค้า |
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา |
| |
๑๐ ก.ย. ๔๗ |
|
| |
การบริหารลูกหนี้การค้าที่ดีนั้น
จะทำให้กระแสเงินสดหมุนเวียนของ กิจการมีความคล่องตัว และไม่ขาดมือ |
|
| |
- ลูกหนี้การค้า คือ เงินที่ลูกค้าค้างชำระค่าสินค้า
หรือ ค่าบริการ ที่กิจการได้ขายไป หรือ ได้ให้บริการแก่ลูกค้า บัญชีลูกหนี้การค้าจัดอยู่ในส่วนของสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล
- หากไล่รายการในงบดุลแล้ว ลูกหนี้การค้า จะเป็นรายการที่ต่อจาก
เงินสดและเงินฝากธนาคาร และ เงินลงทุนชั่วคราว หรือ เงินลงทุนระยะสั้น
- ลูกหนี้การค้า มักเรียกกันสั้นๆว่า A/R (Accounts Receivable)
- ในทางปฏิบัติกิจการควรจะมีตัวเลขลูกหนี้การค้าเป็น รายตัว บางแห่งใช้เป็น
Customer Statement เพื่อเก็บรายละเอียดยอดคงเหลือของลูกหนี้แต่ละ
- กิจการจะบันทึกรายการขายประจำวันไว้ในสมุดรายวันขายและรับเงิน
เนื่องจากรายการขายอาจอยู่ ในรูปของการขายเงินสด หรือ ขายโดยให้เครดิตการชำระเงินแก่ลูกค้า
เช่น เครดิต 30 วัน 60 วัน หรือ 90 วัน เป็นต้น ตามแต่สถานะความน่าเชื่อถือของลูกค้าแต่ละราย
ซึ่งอาจไม่เท่ากัน
- ปกติแล้วรายการในสมุดรายวันขายและรับเงินจะผ่านรายการมาเพื่อบันทึกยอดลูกหนี้การค้า
ทำให้มียอด คงเหลือที่เป็นยอดรวมของลูกหนี้การค้าทุกราย และรายละเอียดของลูกหนี้การค้าแต่ละราย
ซึ่งเราเรียกว่า บัญชีคุมยอดลูกหนี้การค้า (Accounts receivable
control account) และ บัญชีรายตัวลูกหนี้การค้า (Accounts
receivable sub-ledger)
- การควบคุมดูแลที่ดีเกี่ยวกับรายการลูกหนี้การค้านั้น จำเป็นต้องคำนึงถึงประเด็นดังต่อไปนี้คือ
(1) ยอดคงเหลือตาม บัญชีคุมยอดลูกหนี้การค้า
ต้องตรงกับยอดรวมของ บัญชีรายตัวลูกหนี้การค้า เสมอ
(2) กิจการบางแห่งที่มีระบบควบคุมภายในที่ดี จะส่งยอดและรายละเอียดคงค้างไปให้ลูกหนี้การค้า
ในลักษณะ ที่เรียกว่า Customer Statement โดยมักจะมีข้อความแจ้งไว้ว่า
หากยอดคงเหลือไม่ถูกต้องตรงกันกับ ของลูกค้าแล้ว กรุณาแจ้งหรือติดต่อเจ้าหน้าที่ตามที่ระบุ
ชื่อไว้ (ซึ่งมักเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายนอกเหนือจากผู้ ทำรายการบัญชีเกี่ยวกับลูกหนี้โดยตรง)
ด้วยวิธีนี้กิจการจะได้รับข้อมูลจากบุคคลภายนอกที่เป็นประโยชน์ต่อการ
ควบคุมภายใน
- การส่ง Customer Statement นั้นกิจการอาจต้องทำความเข้าใจกับลูกค้าก่อนว่าเป็นขั้นตอนเพื่อให้เกิดความ
ถูกต้อง เที่ยงตรงของตัวเลข และเป็นไปตามระบบการควบคุมที่ดี โดยปกติแล้วลูกค้าที่ต้องการความชัดเจนของ
ข้อมูลมักไม่ปฏิเสธที่จะได้รับข้อมูลนี้ ยกเว้นบางรายที่อาจรู้สึกว่าเป็นขั้นตอนเร่งรัดหนี้สิน
ในต่างประเทศการส่ง Customer Statement เป็นเรื่องที่ทำกันเป็นปกติ
และเป็นการแสดงให้เห็นความเอาใจใส่ต่อข้อมูลของลูกค้าอีกด้วย หากแต่ในบ้านเราอาจจะยังไม่คุ้นเคย
และไม่ค่อยทำกันเป็นที่แพร่หลายเท่าใดนัก
(3) การจัดทำรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Accounts
Receivable Aging) - จะเป็นการแบ่งอายุ ลูกหนี้การค้า ตามจำนวนวันที่ลูกค้าคงค้าง
นับจากวันที่ครบกำหนดชำระ ลองดูตัวอย่างรายงานการวิเคราะห์อายุ ลูกหนี้ข้างล่างนี้ครับ
| รายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า
ณ วันที่ 30 กันยายน 2547 (หน่วย :บาท) |
| ชื่อลูกค้า *
|
Total
A/R |
Current |
1-30
Days |
31-60
Days |
Over
60 Days |
| 1. บริษัท สยาม จำกัด |
700
|
300 |
400 |
---- |
---- |
| 2. บริษัท เศรษฐี จำกัด |
1,800 |
---- |
---- |
---- |
1,800 |
| 3. ห้างหุ้นส่วนจำกัด ยอดเยี่ยม |
2,000 |
2,000 |
---- |
---- |
-------- |
| 4. บริษัท สหประชาชาติ จำกัด |
6,000 |
6,000 |
---- |
---- |
---- |
| 5.American Assembly Co., Ltd. |
12,000 |
6,000 |
2,000 |
2,000 |
2,000 |
| 6. บริษัท บ้านไทย จำกัด |
4,000 |
4,000 |
---- |
---- |
---- |
| 7. นายยิ่งยศ สกุลงาม |
500 |
500 |
---- |
---- |
---- |
| 8. Smith & Klein Co., Ltd. |
4,000 |
3,500 |
---- |
---- |
500 |
| Total |
31,000 |
22,300 |
2,400 |
2,000 |
4,300 |
*เป็นชื่อสมมติทั้งหมด
- จากตัวอย่างรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้ข้างต้น จะสังเกตเห็นว่าลูกหนี้การค้าส่วนใหญ่จำนวนเงินรวม
22,300 บาท ยังไม่เกินกำหนดชำระเงิน มีลูกหนี้การค้าอยู่ 4 รายที่มียอดที่เกินกำหนดชำระแล้ว
คือ รายที่ 1, รายที่ 2, รายที่ 5 และรายที่ 8 ตามลำดับ รายที่เกินกำหนดชำระเกิน
60 วัน ที่ควรเร่งติดตามคือ บริษัท เศรษฐี จำกัด ส่วนลูกหนี้ชื่อ
American Assembly Co., Ltd. นั้นจะมีหนี้ที่เกินกำหนดแบบกระจายครบทุกช่วงอายุ
ก็อาจต้องติดตามว่าเกิด อะไรขึ้น มีการตกลงให้ทยอยชำระเงินหรือไม่
จึงมียอดหนี้ค้างในลักษณะนี้ ส่วนรายของ Smith & Klein Co., Ltd.
นั้นต้องมีอะไรผิดปกติแน่เนื่องจากหนี้จำนวน 3,500 บาท ไม่เกินกำหนดชำระ
แต่มียอด 500 บาทที่คงค้างเกินกว่า 60 วัน การวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้าตามรายงานข้างต้นนี้ทำให้เราทราบความผิดปกติ
ทราบว่าต้องติดตามการชำระ เงินในส่วนใดบ้าง ต้องหยุดให้เครดิตสำหรับลูกค้ารายใดหรือไม่
(4) โดยปกติกิจการอาจมีลูกหนี้บางรายที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้
หรือคาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ การพิจารณาตัดจำ หน่ายออกจากบัญชี หรือตั้ง
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญนั้นควรกำหนดไว้เป็นนโยบายไว้ให้ชัดเจนว่ามีเกณฑ์ที่จะตัด
จำหน่ายเมื่อใด มีใครเป็นผู้อนุมัติให้ตัดจำหน่ายได้บ้าง
- กิจการบางแห่งกำหนดไว้อย่างชัดเจนเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการบัญชีที่สำคัญว่า
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญประมาณ จากยอดลูกหนี้การค้าคงเหลือ ณ วันที่สิ้นงวด
ในอัตราร้อยละ 50 สำหรับยอดที่คงค้างชำระเกินกว่า 6 เดือน 1 ปี
เป็นต้น แบบนี้เรียกว่า ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ในลักษณะเป็นการทั่วไป
(General Reserve) นอกจากนี้อาจ พิจารณาตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัย
จะสูญเฉพาะสำหรับรายที่มีข้อมูลบ่งบอกชัดเจนว่าน่าจะเรียกเก็บไม่ได้
โดยตั้งค่าเผื่อ หนี้สงสัยจะสูญไว้แบบเฉพาะเจาะจง (Specific
Reserve) ผสมผสานกัน
- การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญนั้น เพื่อให้ตัวเลขที่ปรากฏในงบการเงินนั้น
แสดงจำนวนเงินที่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้า ได้อย่างแท้จริง และทำให้ทราบว่ามีจุดบกพร่องในการให้เครดิตในการขายสินค้าอย่างไรบ้าง
ถือว่าเป็นกลไกหนึ่งที่ สะท้อนให้ฝ่ายบริหารทราบปัญหาจากการดำเนินงานโดยอาศัยงบการเงินเป็นเครื่องมือในการสื่อความหมาย
(5) ในกิจการหลายๆแห่งมีรายการธุรกิจกับบริษัทในเครือเดียวกัน
หรือที่เรียกในทางบัญชีว่า บริษัทที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งอาจใช้วิธีการปฏิบัติทางบัญชีต่างหากไปจากลูกหนี้การค้าทั่วไป
ด้วยเหตุผลว่าเป็น บริษัทในเครือ แต่ปัญหาที่พบคือ ทำให้การบันทึกบัญชีรายการธุรกิจกับกิจการที่เกี่ยวข้องกันนั้น
ไม่เรียบร้อย และนอกจากนี้ยังพบว่ามีกิจการบางแห่งใช้ เป็นการถ่ายเทสินค้าหรือสินทรัพย์จากกระเป๋าซ้ายไปกระเป๋าขวา
ก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลปะปนสับสนกัน ดังนั้น กิจการควรที่จะยึดหลักปฏิบัติต่อ
บริษัทที่เกี่ยวข้องกัน ในทำนองเดียวกันกับลูกหนี้การค้าทั่วไป
เพื่อให้มีการเก็บข้อ มูลและวิเคราะห์รายการธุรกิจในส่วนนี้ไว้ด้วย
ซึ่งจะให้ผลดีทั้งในแง่การบริหารงานที่โปร่งใสไม่ก่อให้เกิดปัญหาในภาย
หลังแล้ว ยังทำให้การบริหารสินทรัพย์นั้นเป็นไปตามที่ควรจะเป็น มีการไหลเวียนของสินทรัพย์โดยเฉพาะเงินสดหมุน
เวียนตามธรรมชาติของธุรกิจนั้นๆอย่างแท้จริง
- การบริหารลูกหนี้การค้าที่ดีนั้น จะทำให้กระแสเงินสดหมุนเวียนของกิจการมีความคล่องตัว
และไม่ขาดมือ เปรียบเสมือน กระแสเลือดในร่างกายของคนเราที่ไหลเวียนคล่องตัว
ไม่ติดขัด ก่อให้เกิดผลดีต่อการทำงานในส่วนต่างๆของร่างกาย (Functioned)
โดยภาษาธุรกิจจะเปรียบเทียบว่า ทำให้กิจการนั้นมี สุขภาพดี
(Healthy) ซึ่งจะส่งผลต่อการขยาย กิจการในอนาคตอีกด้วย...
|
|
|
