 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
สมุดขั้นต้น
จุดเริ่มต้นของการลงบัญชี (2) |
ยุพา กาญจนดุล |
| |
๑๔ ม.ค. ๔๕ |
|
| |
ถ้าบัญชีที่เรากำลังบันทึกอยู่ เป็นรายการที่ต้องเดบิต
ชื่อบัญชีที่จะนำมาบันทึกในช่องรายการก็คือ ชื่อบัญชีที่เราจะไปเครดิตนั่นเอง
เหตุที่ต้องอ้างอิงในลักษณะนี้ก็เพื่อให้สามารถเข้าใจได้ในทันทีเลยว่า
รายการที่ปรากฎในบัญชีแยกประเภทนี้เป็นรายการอะไร บันทึกไว้ในบัญชีอะไรบ้าง
โดยไม่ต้องตามไปดูให้ครบทั้งสองบัญชีเสียก่อนจึงจะทราบ
สมุดขั้นต้นที่เราจะมาทำความรู้จักกันในฉบับนี้คือ สมุดรายวันทั่วไป
ซึ่งเป็นสมุดขั้นต้นที่มีไว้ใช้ทั่วไป ฟังดูเหมือนกำปั้นทุบดินนะคะ
แต่ก็เป็นอย่างนั้นจริงๆ ค่ะ คือหากไม่มีสมุดรายวันที่เปิดไว้เป็นการเฉพาะพิเศษ
ก็จำเป็นต้องนำมาบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปนี้แหละค่ะ ฉะนั้นหากองค์กรของเราไม่มีการเปิดสมุดรายวันเฉพาะไว้เลย
ก็หมายความว่ารายการทุกรายการต้องบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปนี้ทั้งหมด
สมุดรายวันทั่วไปจึงสามารถใช้บันทึกรายการใดๆ ก็ได้ แต่ถ้าหากมีการเปิดสมุดรายวันเฉพาะ
เช่น สมุดรายวันขาย ไว้แล้ว รายการขายเชื่อก็จำเป็นต้องนำไปบันทึกในสมุดรายวันขายเท่านั้น
จะนำไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปไม่ได้ แต่ถ้าหากองค์กรนั้นไม่มีการเปิดสมุดรายวันขายไว้ใช้เลย
รายการขายเชื่อก็จำเป็นต้องนำไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไปจึงเป็นสมุดขั้นต้น
ที่ทุกองค์กรต้องมีไว้ใช้อย่างแน่นอน
สมุดรายวันทั่วไป
หน้า.....
| วัน เดือน ปี |
รายการ |
เลขที่บัญชี |
เดบิต |
เครดิต |
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
 |
ช่องวัน เดือน ปี ใช้สำหรับบันทึกวันที่ที่รายการนั้นๆ
เกิดขึ้น ไม่ใช่ วันที่บันทึกรายการนะคะ และวันที่ที่เกิดรายการนี้
จะถูกนำไปใช้ในการบันทึกรายการ ในบัญชีแยกประเภทด้วยเช่นกัน
รายการเดียวกัน จึงถูกบันทึกด้วยวันที่เดียวกันทั้งในสมุดรายวันทั่วไป
และในบัญชีแยกประเภท |
|
ช่องรายการ มีไว้สำหรับบันทึกข้อความรายละเอียดเกี่ยวกับรายการ
ที่สำคัญก็คือ ชื่อของบัญชีที่จะต้องบันทึก รวมทั้งบอกด้วยว่า
จะบันทึกบัญชีนั้นๆ ใน ด้านเดบิต หรือ เครดิต อย่างชัดเจน
|
ช่องเลขที่บัญชี มีไว้สำหรับบันทึก เลขที่บัญชี ของบัญชีแยกประเภทที่จะบันทึก
คือนอกจากจะบอกไว้ในช่องรายการ ว่าจะเดบิตบัญชีอะไร เครดิตบัญชีอะไร
ยังต้องบอกอีกด้วยว่าบัญชีนั้นๆ มีเลขที่บัญชีอะไร นั่นคือ นอกจากเราจะมีชื่อบัญชีสำหรับเรียกบัญชีแยกประเภทแล้ว
ยังไม่พอ ยังต้องมีเลขที่บัญชีกำกับอีกด้วย เหมือนกับการเปิดบัญชีเงินฝากกับธนาคารที่จะมีทั้งชื่อบัญชี
และเลขที่บัญชี
ช่องเดบิต และเครดิต มีไว้บันทึกจำนวนเงิน ของรายการเดบิต
และรายการเครดิต แล้วแต่กรณี จะเห็นว่าเดบิตจะอยู่ทางซ้าย และเครดิตก็จะอยู่ทางขวาเสมอค่ะ
เพื่อให้เกิดความเข้าใจในความสัมพันธ์ของการบันทึกรายการ ในสมุดขั้นต้น
และการ ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เรามาดูหน้าตาบัญชีแยกประเภทในอีกรูปแบบหนึ่ง
ที่ต่างจากรูปแบบเดิมที่เราเคยเห็นมาแล้วกันดีกว่า ว่าเป็นอย่างไร
แน่นอนต้องมีรายละเอียดมากกว่า เพราะบัญชีในรูปแบบเดิมที่มีลักษณะเป็นรูปตัวที
(T) นั้นได้ทิ้งรายละเอียดต่างๆ ไปทั้งหมด เพื่อให้เกิดความเข้าใจได้ง่าย
มีการแยกเป็นซีกซ้าย ซีกขวาอย่างเด่นชัด ทำให้เห็นความแตกต่างระหว่างด้านซ้ายที่ใช้เดบิต
และด้านขวาที่ใช้เครดิตได้ชัดเจน จึงนิยมนำมาใช้ในระยะแรกๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในแนวคิด
และความหมายได้โดยง่าย แต่ในการปฏิบัติจริงๆ แล้วหน้าตาของบัญชีแยกประเภทจะเป็นดังนี้
บัญชีแยกประเภท......
เลขที่บัญชี.....
| วัน เดือน ปี |
รายการ |
หน้าบัญชี |
เดบิต |
เครดิต |
ยอดคงเหลือ |
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ช่องวัน เดือน ปี มีไว้สำหรับบันทึกวันที่ที่เกิดรายการ
ไม่ใช่วันที่ที่บันทึกรายการนะคะ
ช่องรายการ มีไว้สำหรับบันทึกชื่อบัญชีแยกประเภทอีกบัญชีหนึ่ง
ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีนี้ หรือพูดง่ายๆ ก็คือว่า ถ้าบัญชีที่เรากำลังบันทึกอยู่
เป็นรายการที่ต้องเดบิต ชื่อบัญชีที่จะนำมาบันทึกในช่องรายการก็คือ
ชื่อบัญชีที่เราจะไปเครดิตนั่นเอง เหตุที่ต้องอ้างอิงในลักษณะนี้ก็เพื่อให้สามารถเข้าใจได้ในทันทีเลยว่า
รายการที่ปรากฏในบัญชีแยกประเภทนี้เป็นรายการอะไร บันทึกไว้ในบัญชีอะไรบ้าง
โดยไม่ต้องตามไปดูให้ครบทั้งสองบัญชีเสียก่อนจึงจะทราบ การบันทึกไขว้กันเช่นนี้
ช่วยทำให้ทราบลักษณะของรายการได้ แม้เพียงดูที่บัญชีใดบัญชีหนึ่งเท่านั้น
ช่องหน้าบัญชี ใช้บันทึกโดยอ้างถึง เลขหน้าของสมุดขั้นต้น
เช่นสมุดรายวันทั่วไป ที่ได้บันทึกไว้ ก่อนผ่านรายการมายังบัญชีแยกประเภทนี้
ช่องเดบิต และช่องเครดิต ในที่นี้ก็เหมือนกับที่จะได้พบในที่อื่นๆ
คือใช้บันทึกจำนวนเงินที่จะเดบิต หรือที่จะเครดิต ถึงแม้ว่าด้านเดบิต
ที่เคยอยู่ทางซีกซ้ายห่างไกล จากทางซีกขวาที่ใช้เครดิต จะถูกนำมาอยู่ใกล้ชิดติดกันก็ตาม
แต่ช่องเดบิตก็ยังคงอยู่ทางซ้ายและ ช่องเครดิตก็ยังคงอยู่ทางขวามือเสมอ
ช่องยอดคงเหลือ เป็นช่องที่เพิ่มขึ้นมาเพื่อให้ความสะดวก
ในการที่จะได้ทราบว่าบัญชีนั้นๆ มียอดคงเหลืออยู่ ณ ขณะนี้เท่าไร
ซึ่งเป็นการให้ความสะดวกได้ดีกว่าบัญชีแยกประเภทในรูปตัวที (T)
ที่ไม่มีการแสดงยอดคงเหลือในบัญชีนั้นๆ ไว้ให้เห็นได้โดยง่าย
คราวนี้เรามาลงบัญชีกันให้สมบูรณ์แบบกันเลยดีกว่า โดยใช้ตัวอย่างรายการจากครั้งก่อนๆ
รายการที่ 1. คุณชนะ นำเงินสดส่วนตัวมาลงทุนเปิดกิจการ
ร้านชนะไซเบอร์ 500,000 บาท
รายการที่ 2. ร้านชนะไซเบอร์ นำเงินสดของกิจการไปฝากธนาคาร
400,000 บาท
รายการที่ 3. ร้านชนะไซเบอร์ จ่ายเช็คซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์
10 เครื่องราคาเครื่องละ 30,000 บาท
รายการที่ 4. ร้านชนะไซเบอร์ ทำสัญญาเช่าร้านในอัตราเดือนละ
10,000 บาท ต้องจ่ายเงินสดล่วงหน้า 3 เดือน 30,000 บาท
สมุดรายวันทั่วไป
หน้า 1 
|
ในช่องรายการนั้น ชื่อบัญชีที่จะต้องเดบิต จะอยู่ชิดเส้นซ้ายสุด
ส่วนบัญชีที่จะต้องเครดิต จะอยู่เยื้องไปทางขวา และจะต้องเขียนชื่อบัญชีด้านเดบิต
ขึ้นก่อน ชื่อบัญชีด้านเครดิต เสมอ รายการวันที่ 1 ธ.ค.
ในสมุดรายวันข้างต้น จึงหมายความว่า เดบิตบัญชี เงินสด |
 |
| เลขที่บัญชี 11 ด้วยจำนวนเงิน 500,000 บาท
และเครดิตบัญชี ทุน - คุณชนะ เลขที่บัญชี 31 ด้วยจำนวนเดียวกัน
นอกจากการใส่ชื่อบัญชีที่จะต้องเดบิต และเครดิตในตำแหน่งที่กล่าวถึงแล้ว
ในช่องรายการนี้ เรายังสามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนั้นๆ
ไว้ด้วยได้ โดยเฉพาะเมื่อเป็นรายการที่มีลักษณะพิเศษที่ไม่เกิดขึ้นบ่อยๆ
ซึ่งอาจยากในการคาดเดาลักษณะของรายการได้โดยง่าย |
ที่จริงแล้ว เมื่อบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปนั้น เรายังไม่บันทึกเลขที่บัญชี
ทันที แต่จะมาบันทึกภายหลังเมื่อเราผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป
ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ฉะนั้นการมีช่องเลขที่บัญชีไว้บันทึก
จึงช่วยทำให้ทราบว่า รายการที่บันทึกในสมุดรายวันทั่วไปนั้นได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทแล้วหรือยัง
และหากผ่านรายการไปแล้วได้ผ่านไปยังบัญชีเลขที่ใด ตรงกับชื่อบัญชีที่มีเขียนอยู่ในช่องรายการหรือไม่
การบันทึกรายการในลักษณะนี้จึงช่วยสอบทานความถูกต้องไปในตัว
เมื่อบันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปแล้วคราวนี้ก็มาถึงการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทกันได้เสียที
ในช่องหน้าบัญชีนั้น รว. 1 หมายถึง สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1 ค่ะ
มาถึงแค่นี้แล้ว รู้สึกเบื่อหน่ายความรอบคอบของนักบัญชีกันบ้างแล้วยังคะ
ว่าแต่ละขั้นตอนต้องมีการสอบยัน ระหว่างกัน อ้างกันไปอ้างกันมา
แต่นี่แหละค่ะคือข้อดีของหลักการบัญชี เพราะมิเช่นนั้นแล้ว ความผิดพลาดจะเกิดขึ้นได้อย่างมากมาย
ซึ่งจะเป็นอันตรายเป็นอย่างยิ่ง
|
|
|
|
