 คราวก่อนได้พูดถึงเรื่อง
Book-keeper และ Accountant ซึ่งเป็นภาพกว้างๆ ที่ใช้เรียกนักบัญชีที่มีหน้าที่สำคัญในการจัดทำบัญชี
เพื่อให้ได้ประโยชน์ในภาคปฏิบัติมากยิ่งขึ้น และเป็นการต่อเนื่องจากตอนที่แล้ว
ผมจึงอยากจะว่าต่อให้ลึกลงไป โดยจะขอซูมภาพเข้าไปในองค์กรเกี่ยวกับบุคลากรทางบัญชีที่มีอยู่จริงๆ
แล้วนำมาแยกแยะเกี่ยวกับหน้าที่สำคัญของนักบัญชี |
|
คนที่อยากกล่าวถึง และคงต้องกล่าวถึงมากเป็นพิเศษเนื่องจากถือได้ว่าเป็นตำแหน่งสำคัญ
และอาจกล่าวได้ว่านอกจากจะถือว่าเป็นตัวแทนของหน้าที่งานทั้งหมดในฝ่ายบัญชีแล้ว
ยังครอบคลุมกว้างออกไปถึงส่วนที่เกี่ยวกับฝ่ายการเงินและธุรการด้วย
โดยมากใช้กันเป็นภาษาอังกฤษว่า Financial
Controller หรือเรียกสั้นๆ ว่า
Controller ตำแหน่ง Controller
นื้ถือเป็นเจ้าหน้าที่ระดับสูงของฝ่ายบัญชีและการเงิน ผมไม่เห็นว่ามีคำเรียกชื่อตำแหน่งดังกล่าวเป็นคำไทยแต่อย่างใด
แต่มักจะใช้ในองค์กรเป็นภาษาอังกฤษ อาจเทียบเคียงเป็นตำแหน่งในภาษาไทยว่า
ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชี หรือ
ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงิน เป็นต้น หน้าที่งานของ
Controller ตามที่เห็นปฏิบัติอยู่จริงในองค์กรต่างๆ
มีดังนี้
|
Controller มีหน้าที่สำคัญในการจัดระบบงานทางบัญชีทั้งหมด
การจัดหาบุคลากร การแบ่งงาน การประเมินผลงานซึ่งรวมถึงการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
การฝึกอบรม การเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยจัดการกับฐานข้อมูลทางบัญชี
ข้อนี้เกี่ยวข้องกับระบบงานภายในที่เป็นขั้นตอน
และกลไกในการจัดทำข้อมูลทางการเงิน และการบริหารบุคลากร
|
Controller เป็นผู้วางนโยบายเกี่ยวกับการเลือกใช้หลักการบัญชีให้เหมาะสมกับการวัดค่าของกิจกรรมขององค์กร
เนื่องจากหลักการบัญชีสำหรับเรื่องหนึ่งๆ มีทางเลือกให้ปฏิบัติได้หลายวิธีตามความเหมาะสม
ข้อนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ความรู้เชิงเทคนิคของวิชาชีพบัญชีโดยเฉพาะ
|
Controller เป็นผู้ดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์
ข้อปฏิบัติทางภาษีอากร การยื่นแบบแสดงรายการทางภาษีต่างๆ เช่น
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีมูลค่าเพิ่ม
ข้อนี้เกี่ยวกับการบัญชีภาษีอากร
|
Controller เป็นผู้วางแผนทางการเงิน
การจัดทำงบประมาณ หรือที่เรียกว่า Financial planning and budgeting
ออกแบบรายงานทางการเงิน ซึ่งอาจรวมไปถึงรายงานที่เกี่ยวเนื่องกับตัวเลขการขาย
และการตลาดในส่วนที่ใช้ฐานข้อมูลทางบัญชี ส่วนนี้จะรวมถึงการวิเคราะห์ต้นทุน
ค่าใช้จ่าย อัตรากำไรของสินค้าที่ขาย และครอบคลุมกว้างไปถึงตัวเลขเกี่ยวกับการพนักงาน
การคิดเงินเดือน ข้อนี้เกี่ยวกับการให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบริหารโดยเฉพาะ
บางทีเรียก Management Accounting ข้อนี้ผมให้ข้อสังเกตว่าเป็นส่วนที่
Controller ต้องใช้ทักษะเกี่ยวกับการสื่อสารกับผู้ที่มิใช่นักบัญชี
รวมทั้งเทคนิคในการบริหารงานและบุคคล ข้อนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลภายในองค์กรและการบริหาร
|
Controller เป็นผู้ดูแลการจัดทำงบการเงินเพื่อเสนอแก่บุคคลภายนอก
ได้แก่ เจ้าหนี้ ธนาคารผู้ให้วงเงินสินเชื่อ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเสนอแก่ผู้ถือหุ้น
ส่วนนี้จะเกี่ยวพันกับการติดต่อ สื่อสารกับผู้สอบบัญชีของบริษัท
ให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง รวมทั้งให้คำชี้แจงในประเด็นต่างๆ ถ้าเป็นบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์
ก็ต้องดูแลการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินตามข้อกำหนดต่างๆ ข้อนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลภายนอกองค์กร
|
จะเห็นได้ว่า Controller
จะดูแลงานทั้งหมดทั้งในด้าน Finance และ Accounting โดยอาจแถมพ่วงงานด้าน
Administration และ Computer System เข้าไปด้วย ดังนั้นถ้าวาดภาพตำแหน่งและสายการบังคับบัญชาแบบง่ายก็จะได้ภาพตามแผนภูมิข้างล่างนี้
เพื่อเป็นการให้ข้อมูลเพิ่มเติม ผมได้คัดตัวอย่างของ Job description
ของ Controller จากหนังสือพิมพ์ใน
Classified Advertising มาให้ดูเป็นการเปรียบเทียบสัก ๒ ตัวอย่าง
ดังนี้ครับ
|
ตัวอย่างแรก ตำแหน่ง Financial Director
The Financial Director will be managing 4 Department Managers,
i.e., Treasury, Accounting, Budget Control, and MIS, with 20
support staff. This includes, but is not limited to, managing
high volume of foreign exchange transactions, preparation of
management reports to meet statutory and overseas Head Office
requirements, budgeting and controlling, and managing a highly
complex MIS system which serves over 400 users.
|
ในตัวอย่างนี้ เขาใช้ชื่อตำแหน่งว่า Financial Director ซึ่งเขาได้ระบุว่าต้องมีประสบการณ์และคุณสมบัติเพิ่มเติมในด้าน
US GAAP and local GAAP knowledge, efficient financial planning
skills, strong leadership, and excellent presentation and interpersonal
skills are essential qualities expected.
|
ตัวอย่างที่สอง ตำแหน่ง Accountant
Accountant will be fully responsible for all financial and general
accounting functions of the company. You will also be required
to liaise closely with external auditors in fulfilling all general
accepted accounting principles and statutory requirements including
preparing year-end audit packages.
|
จากตัวอย่างทั้งสอง มีศัพท์เทคนิคอยู่ ๒ คำ คือ Statutory requirement
และ GAAP คำแรกหมายถึง ข้อกำหนดเกี่ยวกับการนำเสนองบการเงินตามระเบียบกฎเกณฑ์ทางกฎหมาย
ส่วนคำที่สองย่อมาจาก General Accepted Accounting Principles
หรือ มาตรฐานการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป ซึ่งแต่ละประเทศก็มีเป็นของตนเอง
ก็เรียกกันสั้นๆว่า US GAAP หรือ Thai GAAP ซึ่งก็คือ มาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไปของอเมริกา
หรือ ของไทยตามลำดับ
|
นอกจากนี้ ตามตัวอย่างทั้งสองนั้นจะเห็นว่า ตัวอย่างแรกเป็นตำแหน่งซึ่งอยู่ในองค์กรขนาดค่อนข้างใหญ่
ก็จะมีหน้าที่งานครอบคลุมโดยกว้างขวางกว่า ผมเห็นว่าเป็นตัวอย่างที่สามารถนำมาใช้อธิบายหน้าที่งานให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
และเขาเขียนบรรยายไว้ได้ครบถ้วน สำหรับตัวอย่างที่สองเป็นตำแหน่งในองค์กรขนาดเล็ก
และมีหน้าที่งานในขอบเขตที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจงและกระชับกว่า
ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการจัดผังองค์กรส่วนงานบัญชีตามที่ผมได้ว่าไว้ข้างต้นนั้น
จะมีเจ้าหน้าที่ลำดับต่อจาก Controller
คือระดับผู้จัดการ (เช่น ผู้จัดการฝ่ายบัญชี ๑ ท่าน ผู้จัดการฝ่ายการเงิน
๑ ท่าน ผู้จัดการฝ่ายคอมพิวเตอร์ ๑ ท่าน ผู้จัดการฝ่ายธุระการ
๑ ท่าน เป็นต้น) ถัดลงมาก็เป็นระดับเจ้าหน้าที่ ซึ่งอาจจะมีหลายคน
ส่วนงานด้านบัญชีอาจจะมีสมุห์บัญชีแทรกอยู่ต่อจากผู้จัดการ แล้วจึงเป็นระดับเจ้าหน้าที่
ซึ่งแยกประเภทตามหน้าที่งานหลัก เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีลูกหนี้-ขาย
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้-ซื้อ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีสินค้าคงเหลือ
เป็นต้น
โดยปกติกิจการขนาดย่อมอาจจะไม่มี Controller
แต่จะมีสมุห์บัญชี ๑ หรือ ๒ คนทำหน้าที่จัดการด้านเอกสาร และจัดทำรายงานทางการเงิน
รวมทั้งงานด้านธุระการไปด้วย บางคนที่มีประสบการณ์และความรู้ความชำนาญมากขึ้นก็จะทำหน้าที่คล้ายกับที่
Controller รับผิดชอบอยู่ในองค์กรขนาดใหญ่ นอกจากนี้แล้วบางแห่งจะว่าจ้างให้ผู้สอบบัญชีอิสระ
หรือที่เรียกว่า C.P.A. (ย่อมาจาก Certified
Public Accountant) คอยให้คำแนะนำด้านการปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
(Public Practice) หรือการใช้ดุลยพินิจและการเลือกใช้นโยบายการบัญชี
รวมทั้งประเด็นทางภาษีอากรแก่สมุห์บัญชี ผู้สอบบัญชีอิสระนี้ก็จะทำหน้าที่คล้ายๆ
Controller ต่างกันตรงที่ไม่ได้ทำงานเต็มเวลา และทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาทางบัญชีแก่กิจการนั่นเอง
จะเห็นได้ว่าบทบาทและภาระหน้าที่ของ
Controller มีไม่น้อยเลย เรียกว่า ต้องครบเครื่องจริงๆ
และต้องเป็นคนที่เป็นที่พึ่งของฝ่ายอื่นได้ และที่สำคัญ
ต้องเป็นคนไว้ใจได้
และแน่นอนครับ Controller
ทำสิ่งที่ว่ามานี้ทั้งหมดไม่ได้หรอกครับ ต้องอาศัยผู้ช่วย ดังนั้นถ้า
Controller จัดวางระบบการทำงานและการฝึกอบรมให้ดี
ก็เท่ากับสามารถบริหารงานด้านข้อมูลให้มีความเข้มแข็ง และองค์กรก็สามารถจะใช้ประโยชน์ของข้อมูลเพื่อการวัดผลของกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
|
