 |
บทเริ่มต้น ของรายงานบัญชี
|
|
มารู้จักสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนกันดีกว่า |
| |
|
|
|
เจ้าหนี้การค้า |
วิโรจน์ เฉลิมรัตนา |
| |
๑๐ ต.ค. ๔๗ |
|
| |
เจ้าหนี้การค้า
คือ เงินที่กิจการค้างชำระค่าสินค้า หรือ ค่าบริการ ที่กิจการได้ซื้อ
หรือ รับบริการจากคู่ค้า (Supplier หรือ Service Provider)
|
|
| |
- รายการเจ้าหนี้การค้าจัดอยู่ในส่วนของหนี้สินหมุนเวียน ต่อจาก
เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมจากสถาบันการเงิน และ เจ้าหนี้ทรัสต์รีซีท
ในงบดุล เรามักเรียกเจ้าหนี้การค้าสั้นๆว่า A/P (Accounts
Payable)
ประเด็นที่น่าสนใจเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้ามีดังนี้
(1) ในระบบบัญชีที่ดี ต้องมีการเปรียบเทียบยอดรวมของเจ้าหนี้รายตัวทุกราย
กับ บัญชีคุมเจ้าหนี้การค้า การเปรียบเทียบยอดดังกล่าวจะทำให้เราตรวจพบข้อผิดพลาดที่อาจมีอยู่ระหว่างการบันทึกบัญชี
และทำให้เราสามารถทราบรายละเอียดเรื่องใบแจ้งหนี้จากผู้ขายสินค้า
และบริการซึ่งในบางครั้งก็มีข้อผิดพลาด หรือส่งให้เราแบบซ้ำซ้อน
หรือบางครั้งเป็นการเบิกซ้ำภายในกิจการด้วยเจตนาในการทำทุจริต
(2) การจัดทำรายงานการวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ (Accounts
Payable Aging) - รายงานนี้จะมีรูปแบบ และรายละเอียดในลักษณะเดียวกับรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้
กิจการส่วนใหญ่จัดทำรายงานนี้ทุกสิ้นเดือนเช่นเดียวกับด้านลูกหนี้การค้า
ตามตัวอย่างต่อไปนี้
-
รายงานการวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้การค้า
ณ วันที่ 30 กันยายน 2547 (หน่วย :บาท)
|
ชื่อผู้ขายสินค้าและบริการ
* |
Total
A/P
|
Current |
1-30
Days
|
31-60
Days
|
Over
60 Days |
| 1. บริษัท สมานมิตร จำกัด |
800 |
800 |
---- |
---- |
---- |
| 2. บริษัท สิทธิศักดิ์ จำกัด |
3,000 |
3,000 |
---- |
---- |
---- |
| 3. บริษัท พยัคฆา จำกัด |
2,000 |
2,000 |
---- |
---- |
---- |
| 4.Lavelion Co., Ltd. |
18,000 |
3,000 |
5,000 |
2,000 |
8,000 |
| 5. บริษัท เกวียนไทย จำกัด |
300 |
300 |
---- |
---- |
---- |
| 6. นายไสว อุ่นงาม |
200 |
200 |
---- |
---- |
---- |
| 7. Charming Co., Ltd. |
500 |
500 |
---- |
---- |
---- |
| Total |
24,800 |
9,800 |
5,000 |
2,000 |
8,000 |
*เป็นชื่อสมมติทั้งหมด
จากตัวอย่างรายงานการวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ข้างต้น บอกให้กิจการทราบว่า
- มียอดคงค้างต่อผู้ขายสินค้าและผู้ให้บริการรายใด จำนวนเงินเท่าไร
- ช่วยให้กิจการสามารถบริหารกระแสเงินสดจ่ายได้ดีขึ้น
- ช่วยบอกเราว่ากิจการบริหารเครดิตของตนดีหรือไม่ มีข้อบกพร่องในการบริหารเครดิตหรือเปล่า
เช่น กรณีที่มียอดคงค้างนานๆ กับผู้ขายบางรายโดยไม่ได้เจตนา
- ช่วยให้เราทราบวงเงินที่กิจการต้องจัดเตรียม หรือ ทำประมาณการเงินสดจ่ายที่กิจการต้องใช้ในระยะเวลาปัจจุบัน
ในระยะเวลา 30 วัน และ 60 วัน ตามลำดับ
- จากตัวอย่าง สมมติว่า Lavelion Co., Ltd. เป็นคู่ค้ารายสำคัญของบริษัท
รายงานจะบอกเราว่าบริษัทอาจจะสูญเสียเครดิต และอาจทำให้เจ้าหนี้รายนี้เร่งรัดระยะเวลาการชำระเงินของบริษัทในอนาคต
อาจตัดเครดิตจากเดิมที่ให้เราไว้ 60 วัน เหลือเป็น 30 วัน ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการจัดกระแสเงินสดรองรับของบริษัท
หรือสูญเสียความได้เปรียบในการได้เครดิตการค้านานกว่าคู่แข่งขันในอนาคตได้
- จากตัวอย่าง ประมาณการเงินสดจ่ายที่บริษัทต้องจัดเตรียมในช่วงปัจจุบันมีจำนวนเงินเท่ากับ
9,800 บาท แต่หากรวมยอดคงค้างต่อ Lavelion Co., Ltd ซึ่งเป็น คู่ค้าหลัก
และกิจการไม่ต้องการสูญเสียเครดิต กิจการอาจต้องจัดเตรียมเงินสดไว้เพิ่มเติมอีก
12,000 บาท เพื่อชำระยอดคงค้าง 30 วัน 60 วัน และเกินกว่า 60 วัน
ให้หมด
(3) ตามปกติกิจการจะบันทึกรายการซื้อโดยผ่านสมุดรายวันซื้อ
และบันทึกค่าใช้จ่ายผ่านสมุดเงินสดจ่าย ในกรณีที่กิจการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี
ควรดูให้แน่ใจว่าโปรแกรมสามารถผ่านรายการดังกล่าวไปยังบัญชีแยกประเภทพร้อมๆกับสามารถเรียกดูรายงานการวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้จากผลการบันทึกรายการซื้อหรือไม่
นอกจากนี้ ตามปกติโปรแกรมจะบังคับให้เราต้องบันทึกรายการโดยเริ่มต้นตามขั้นตอนจากการบันทึกรายการในใบสั่งซื้อ
=> บันทึกรับสินค้า โดยระบบจะให้เราบันทึกเจ้าหนี้การค้าในขั้นตอนรับสินค้า
ในบางโปรแกรมก็อาจยอมให้เราข้ามขั้นตอนมาบันทึกรับสินค้า พร้อมๆกับบันทึกเจ้าหนี้การค้าได้โดยไม่ต้องเริ่มจากใบสั่งซื้อ
(4)จากตอนต้นที่ได้กล่าวว่า รายการเจ้าหนี้การค้าจะแสดงไว้ต่อจาก
เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมจากสถาบันการเงิน และ เจ้าหนี้ทรัสต์รีซีท
ในงบดุลนั้น ขออธิบายเพิ่มเติมเป็นประเด็นต่อเนื่องไว้ 2 ประการคือ
- 4.1) กิจการบางแห่งสั่งซื้อสินค้าจากต่างประเทศ
และต้องการใช้เงินทุนหมุนเวียนจากสถาบันการเงิน ก็อาจทำสัญญาสินเชื่อจากธนาคาร
โดยการทำ สัญญาทรัสต์รีซีท ซึ่งเป็นการให้ธนาคารชำระค่าสินค้าแทนกิจการไปก่อน
และธนาคารออกตั๋วแลกเงินหรือสัญญาทรัสต์รีซีทกับกิจการไว้ เพื่อให้กิจการชำระหนี้สินนั้นต่อธนาคารในระยะเวลาที่กำหนดกัน
เช่น ออกเป็นตั๋วแลกเงิน ระยะเวลา 30 วัน เป็นต้น การทำทรัสต์รีซีทจึงเป็นการยืดระยะเวลาการชำระเงินค่าสินค้า
โดยให้ธนาคารเข้ามาชำระแทนตามเครดิตที่ผู้ขายให้แก่บริษัท ส่วนบริษัทมีโอกาสขยายเวลาการชำระออกไปอีกระยะเวลาหนึ่ง
โดยมีค่าใช้จ่ายเป็น ดอกเบี้ยจ่าย รายการ เจ้าหนี้ทรัสต์รีซีท
ดังกล่าวจะแยกแสดงต่างหากจากเจ้าหนี้การค้า โดยจะแสดงไว้เป็นรายการต่อจาก
เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร เงินกู้ยืมจากสถาบันการเงิน เนื่องจากเป็นหนี้สินที่กิจการมีต่อธนาคารโดยตรง
และภาระต่อเจ้าหนี้การค้าเดิมนั้นหมดไปแล้วจากการที่ธนาคารชำระให้ในตอนแรก
- 4.2) กรณีมีการซื้อขายสินค้ากับบริษัทในเครือ
ในทางบัญชีจะบันทึกไว้เป็นรายการแยกต่างหากจากเจ้าหนี้การค้า โดยบันทึกเป็นเจ้าหนี้บริษัทที่เกี่ยวข้องกัน
และแสดงไว้ต่อจากเจ้าหนี้การค้า
ตัวอย่างการลำดับรายการในงบดุลด้านหนี้สินหมุนเวียนของทั้งสองกรณีข้างต้น
เป็นดังนี้
| งบดุล |
|
|
| หนี้สินหมุนเวียน |
(ตัวเลขสมมติ) |
|
| |
เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร |
200,000 บาท |
|
| |
เงินกู้ยืมจากสถาบันการเงิน |
100,000 บาท |
เป็นหนี้สินที่มีต่อสถาบันการเงิน |
| |
เจ้าหนี้ทรัสต์รีซีท |
10,000 บาท |
|
| |
เจ้าหนี้การค้า |
24,800 บาท |
เป็นหนี้สินค่าสินค้าที่มีต่อบุคคล |
| |
เจ้าหนี้บริษัทที่เกี่ยวข้องกัน |
20,000 บาท |
ภายนอกและบริษัทในเครือ |
- จะเห็นได้ว่า การที่กิจการเลือกประยุกต์ใช้รายงานบางอย่าง
ซึ่งความจริงก็มีรูปแบบง่ายๆ กลับให้ประโยชน์อย่างมหาศาล ทำให้กิจการทราบสถานะและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อน
เพิ่มขีดความสามารถและความได้เปรียบในการแข่งขัน และการวางแผนให้กับธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องกระแสเงินสด
-
|
|
|
