บัญชีทีเบรค ความรู้ทางการบัญชีที่นำมาพูดคุยให้เข้าใจได้ง่ายๆ โดยนักบัญชีช่างเล่าและเข้าใจปัญหา

การนำหลักการบัญชีมาประยุกต์ใช้นั้น หลายๆคนที่เคยได้สัมผัส ต้องยอมรับว่าไม่ใช่เรื่องง่าย เรื่องราวของหลักการบัญชีมีรายละเอียดบางประการที่สลับซับซ้อนพอสมควร อีกทั้งมีศัพท์ทางเทคนิคที่ทำให้แม้แต่นักบัญชีเองต้องปวดหัว

ในโลกของธุรกิจในปัจจุบันนี้ ยอมรับกันว่า “การบัญชี” นั้นมีความสำคัญและเป็นส่วนงานที่สนับสนุนการก้าวไปข้างหน้าของธุรกิจ หากเปรียบกับทีมฟุตบอลแล้ว การตลาดและการขายอาจถือได้ว่าเป็นกองหน้า ในขณะที่การบัญชีเป็นเสมือนกองหลัง หรือกองกลางที่ช่วยสนับสนุนเกมบุก และอุดช่องโหว่ต่างๆให้กับทีม

อย่างไรก็ตาม ในกิจการค้าขนาดเล็ก การให้ความสำคัญกับการบัญชีในปัจจุบัน ดูเหมือนจะยังมีน้อย และมักจะมองข้าม ทำให้ส่วนใหญ่ ไม่มีการจัดหาบุคคลากรที่เกี่ยวข้องกับ “การบัญชี” มาดูแล และจัดทำบัญชีอย่างเป็นกิจจะลักษณะ หรืออาจอาศัยพนักงานธุรการซึ่งมีความรู้เกี่ยวกับเอกสารอยู่บ้างมาช่วยจัดทำให้ ซึ่งผลที่ได้ก็อาจได้รับข้อมูลที่ถูกต้องหรือมีข้อผิดพลาดบ้าง

เคยได้เห็นและได้ยินมาบ่อยๆว่า แม้บางกิจการจะให้ความสำคัญกับ “การบัญชี” และเพียรพยายามหาคนมาจัดการงานด้านนี้อยู่บ้าง แต่ผลลัพธ์ก็ไม่ประสบผลสำเร็จ และมักลงท้ายด้วยการปล่อยผ่านแบบเลยตามเลย

คำถามก็คือ เจ้าของกิจการจะเริ่มต้นอย่างไรที่จะจัดการกับ “การบัญชี” ให้มีส่วนในการบริหารธุรกิจของตนเอง และใช้ประโยชน์จาก “การบัญชี” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารให้มากกว่าที่เป็นอยู่

บทความเรื่อง การทำบัญชีอย่างง่าย เป็นความพยายามที่จะเชื่อมโยงหลักการบัญชีที่มีความซับซ้อน และยุ่งยาก โดยเฉพาะบุคคลที่ไม่มีพื้นความรู้เรื่อง “การบัญชี” ให้อย่างน้อยพอเข้าใจแนวความคิดและหลักเกณฑ์ขั้นพื้นฐานของการบัญชี ซึ่งหวังว่าจะนำไปสู่การผลักดันให้มีการสร้างระบบบัญชีที่ดีและเป็นประโยชน์สำหรับกิจการในทุกระดับ

เริ่มต้นจาก การนำแม่บทการบัญชี มาประยุกต์กับแนวความคิดเกี่ยวกับการทำบัญชี โดยมองจากกิจการขนาดเล็กว่า เจ้าของกิจการจะสามารถนำ “หลักการบัญชี” มาสร้างระบบระเบียบง่ายๆบางประการในกิจการได้อย่างไร

แยกกระเป๋าส่วนตัวออกจากธุรกิจ (หลักความเป็นหน่วยงาน)
เจ้าของกิจการขนาดเล็ก มักมองเงินสดของกิจการกับเงินส่วนตัวว่าอยู่ในกระเป๋าเดียวกัน เมื่อต้องการจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว ก็หยิบใช้จากเงินของกิจการ แน่นอน สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวนั้น เงินของกิจการก็คือเงินของเจ้าของนั่นเอง หากกิจการมีเงินขาดมือ เจ้าของก็จะใช้เงินส่วนตัวเติมเข้าไปเพื่อให้เป็นเงินทุนหมุนเวียน เมื่อขายสินค้าได้ และเจ้าของเกิดค่าใช้จ่ายส่วนตัวขึ้น ก็จะนำเงินสดจากกิจการนั้นมาใช้ แต่ไม่ได้บันทึกรายการแยกกันไว้ให้ชัดเจนว่าเป็นเงินกู้ยืมระหว่างกิจการกับเจ้าของ ซึ่งเป็นตัวบุคคลแยกต่างหากจากกิจการ

การไม่แยกกระเป๋าส่วนตัวออกจากกิจการนั้น อาจส่งผลเสีย (อย่างน้อย) แก่กิจการในแง่การบริหารจัดการ และควบคุมเงินสด ดังต่อไปนี้

1. ทำให้กิจการไม่สามารถวัดผลการดำเนินงานได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการเกิดขึ้นด้วย ค่าใช้จ่ายของกิจการจึงรวมเอาส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการมารวมไว้แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ
2. ทำให้กิจการไม่ทราบสภาพคล่องของกระแสเงินสดรับและจ่ายที่แท้จริง เนื่องจากหากเงินขาดมือ เจ้าของก็จะนำเงินส่วนตัวมาเติม และในทางตรงกันข้าม หากมีเงินสดคงเหลือที่ได้รับจากกิจการ เจ้าของก็อาจนำออกไปชำระค่าใช้จ่ายของตนเอง ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับรายการค้าของกิจการ
3. ทำให้กิจการไม่ทราบขนาดของเงินทุนหมุนเวียนที่แท้จริงของกิจการ จากผลของการใช้จ่ายปะปนกัน ขนาดของทุนจดทะเบียนของกิจการจึงอาจไม่สะท้อนขนาดของเงินทุนหมุนเวียนที่แท้จริงของกิจการ เช่น บริษัทมีทุนจดทะเบียน ๑๐๐,๐๐๐ บาท ในขณะที่เงินทุนหมุนเวียนอยู่ในเลขหลักล้าน และเจ้าของต้องคอยหมุนเงินมาใส่ในกิจการอยู่ตลอดเวลา เป็นต้น
4. ทำให้ระบบการควบคุมเงินสดยากแก่การตรวจสอบความถูกต้อง ในบางกิจการนั้น แม้ว่าจะมีสมุดคุมเงินสดและบันทึกรายการไว้ แต่หากมีการบันทึกตกหล่นไปแล้ว ก็ยากที่จะกระทบยอดเพื่อให้มั่นใจในเรื่องความถูกต้องของตัวเลข โดยเฉพาะอย่างยิ่ง

ในแง่การรายงานตัวเลขทางการเงินผ่านงบการเงินนั้น บางกิจการอาจมีหน่วยธุรกิจแยกออกไปตามวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การแยกบริษัทเพื่อดำเนินธุรกิจในสายการผลิตต่างๆ การจัดหน่วยธุรกิจเพื่อให้เกิดประโยชน์ในแง่การบริหารงาน จึงต้องจัดทำงบการเงินรวม ซึ่งหมายถึง การนำงบการเงินย่อยๆ ของแต่ละบริษัท ที่อยู่ในโครงสร้างการถือหุ้นเดียวกัน และโดยเนื้อหาแล้ว ควรจะถือเป็นหน่วยธุรกิจเดียวกัน หากแต่รูปแบบทางกฎหมายนั้น กิจการได้แบ่งแยกหน่วยธุรกิจออกเป็นบริษัทย่อยๆ หลายบริษัท ซึ่งแต่ละบริษัท ย่อมถือเป็น “หน่วยธุรกิจ” แยกต่างหาก ดังนั้นหากมีความจำเป็นที่ผู้ใช้ข้อมูลในงบการเงินควรจะเห็นภาพรวมของหน่วยธุรกิจย่อยๆเหล่านั้นแล้ว หน่วยงานกำกับดูแลก็มักจะออกกฎเกณฑ์ให้กิจการเหล่านั้น รายงานงบการเงินรวมเพื่อให้ได้งบการเงินที่ให้ประโยชน์แก่ผู้ลงทุนอย่างแท้จริง

จะเห็นว่า หลักความเป็นหน่วยงาน นั้นถือเป็นกติกาสำคัญข้อหนึ่ง ที่หลักการบัญชีกำหนดไว้ เพื่อให้หน่วยธุรกิจแต่ละหน่วย ตั้งแต่ระดับกิจการขนาดเล็กๆ ไปจนถึงขนาดกลาง และขนาดใหญ่ (หรือแม้แต่กระเป๋าเงินส่วนบุคคล) มีขอบเขตระบุไว้อย่างชัดเจน จึงจะทำให้ผู้ใช้ประโยชน์จาก “การบัญชี” โดยเฉพาะเจ้าของกิจการได้รับทราบข้อมูลที่จะประโยชน์ต่อตนเองอย่างแท้จริง